IRDAI (Minimum Information Required for Investigation and Inspection) Regulations 2020

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5709 GI/2020 (1) रजजस्ट्री सं. डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 xxxGIDHxxx xxxGIDExxx असाधारण EXTRAORDINARY भाग III—खण् ड 4 PART III—Section 4 प्राजधकार से प्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY भारतीय बीमा जिजनयामक और जिकास प्राजधकरण अजधसूचना हैदराबाद, 23 निंबर, 2020 भारतीय बीमा जिजनयामक और जिकास प्राजधकरण (जााँच और जनरीक्षण के जलए आिश्यक न्यूनतम जानकारी) जिजनयम, 2020 फा. सं. भा.बी.जि.जि.प्रा./जिजनयम/3/169/2020.—बीमा जिजनयामक और जिकास प्राजधकरण अजधजनयम, 1999 (1999 का 41) की धाराओाँ 14 और 26 के साथ पठित बीमा अजधजनयम, 1938 (1938 का 4) की धारा 33 की उप-धारा (7) एिं धारा 114ए की उप-धारा (2) के खंड (जे) द्वारा प्रदत्त िजियों का प्रयोग करते हुए प्राजधकरण बीमा सलाहकार सजमजत के साथ परामिश करने के बाद, इसके द्वारा जनम्नजलजखत जिजनयम बनाता है, अथाशत्: 1. संजक्षप्त नाम, प्रारंभ और प्रयोज्यतााः ये जिजनयम भारतीय बीमा जिजनयामक और जिकास प्राजधकरण (जााँच और जनरीक्षण के जलए आिश्यक न्यूनतम जानकारी) जिजनयम, 2020 कहलाएाँगे। ये जिजनयम भारत के सरकारी राजपत्र में इनके प्रकािन की तारीख से छह महीने के बाद प्रिृत्त होंगे। जब तक इन जिजनयमों में अन्यथा उजललजखत न हो, ये जिजनयम प्राजधकरण द्वारा जााँच और जनरीक्षण के प्रयोजन के जलए अजधजनयम अथिा आईआरडीए अजधजनयम, 1999 में यथापठरभाजित सभी बीमाकताशओं एिं मध्यिर्ततयों अथिा बीमा मध्यिर्ततयों पर लागू हैं। सं. 517] नई ददलली, मंगलिार, निम्बर 24, 2020/अग्रहायण 3, 1942 No. 517] NEW DELHI, TUESDAY, NOVEMBER 24, 2020/AGRAHAYANA 3, 1942 सी.जी.-ए.पी.-अ.-24112020-223292 CG-AP-E-24112020-223292 2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] 2. उद्देश्याः इन जिजनयमों का उद्देश्य बीमाकताश, मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती द्वारा अनुरजक्षत दकये जाने के जलए अपेजक्षत न्यूनतम जानकारी को जिजनर्ददष्ट करना है, जजससे जााँच अजधकारी को बीमा अजधजनयम, 1938 की धारा 33 के अधीन अपने कायों का जनिशहण संतोिजनक ढंग से करने में समथश बनाया जा सके। 3. पठरभािाएाँ : इन जिजनयमों में, जब तक संदभश के द्वारा अन्यथा अपेजक्षत न हो, “अजधजनयम” से समय-समय पर यथासंिोजधत बीमा अजधजनयम, 1938 (1938 का 4) अजभप्रेत है; “प्राजधकरण” से बीमा जिजनयामक और जिकास प्राजधकरण अजधजनयम, 1999 (1999 का 41) की धारा 3 की उप-धारा (1) के अधीन स्ट्थाजपत भारतीय बीमा जिजनयामक और जिकास प्राजधकरण अजभप्रेत है; “इलेक्ट्राजनक रूप” से समय-समय पर यथासंिोजधत सूचना प्रौद्योजगकी अजधजनयम, 2000 की धारा 2(1)(आर) में यथापठरभाजित रूप अजभप्रेत है; “जााँच अजधकारी” से दकसी भी बीमाकताश अथिा मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती, जैसी जस्ट्थजत हो, के कायों की जााँच अथिा जनरीक्षण करने के जलए अजधजनयम की धारा 33 के अधीन प्राजधकरण द्वारा जनर्ददष्ट कोई व्यजि अजभप्रेत है; “न्यूनतम जानकारी” से इन जिजनयमों के द्वारा जिजनर्ददष्ट रूप में बीमाकताशओं अथिा मध्यिर्ततयों अथिा बीमा मध्यिर्ततयों के द्वारा अनुरजक्षत दकये जाने के जलए अपेजक्षत सूचना अजभप्रेत है; “जिजनर्ददष्ट” से इन जिजनयमों के प्रयोजन के जलए पठरपत्रों, ददिाजनदेिों अथिा अनुदेिों के जनगशम के जठरये समय-समय पर प्राजधकरण द्वारा जिजनर्ददष्ट रूप अजभप्रेत है; “अजभलेख” में भौजतक रूप में अथिा इलेक्ट्राजनक रूप में अथिा दोनों प्रकार से अनुरजक्षत सूचना अजभप्रेत है; इस जिजनयम में प्रयुि और अपठरभाजित परंतु बीमा अजधजनयम, 1938 अथिा बीमा जिजनयामक और जिकास प्राजधकरण अजधजनयम, 1999 (आईआरडीए अजधजनयम, 1999) अथिा उनके अधीन बनाये गये दकन्हीं जनयमों अथिा जिजनयमों अथिा दकन्हीं अन्य प्रयोज्य अजधजनयमों में पठरभाजित सभी िब्दों और अजभव्यजियों का अथश िही होगा जो क्रमिाः समय-समय पर यथासंिोजधत उन अजधजनयमों, जनयमों अथिा जिजनयमों में उनके जलए जनधाशठरत है। भाग - I सभी बीमाकताशओं के जलए लागू उपबंध 4. प्रत्येक बीमाकताश भारत में अपने व्यिसाय के प्रधान स्ट्थान पर जनम्नजलजखत का अनुरक्षण करेगााः बीमाकताशओं के जलए लागू अजधजनयम, जनयमों, जिजनयमों, ददिाजनदेिों, पठरपत्रों अथिा जनदेिों के ितशमान उपबंधों एिं उनके व्यिसाय के जलए प्रयोज्य रूप में दकसी अन्य कानून के उपबंधों के अंतगशत उनके द्वारा अनुरजक्षत दकये जाने के जलए अपेजक्षत सभी अजभलेख, सूचना, डेटा, दस्ट्तािेज, बजहयााँ अथिा रजजस्ट्टर, तथा उनके व्यिसाय के जलए प्रयोज्य रूप में जिजनयम (5) से (16) तक में जिजनर्ददष्ट सूचना की मदें : बिते दक जहााँ व्यिसाय के ऐसे प्रधान स्ट्थान पर पूणश जििरण के साथ सूचना की दकसी मद का अनुरक्षण करना सुजिधाजनक अथिा व्यिहायश नहीं है, िहााँ उसका अनुरक्षण िाखाओाँ अथिा अन्य कायाशलयों में इस प्रकार से दकया जा सकता है दक ऐसी प्रत्येक िाखा अथिा कायाशलय सूचना के केिल उसके कायशचालन के जलए लागू संबंजधत भाग का ही अनुरक्षण करेाः परंतु आगे यह भी ितश होगी दक एकमात्र तौर पर पुनबीमा व्यिसाय करनेिाले बीमाकताश के संबंध में यह माना जाएगा दक उसने जिजनयम (5) से (16) तक के उपबंधों का अनुपालन दकया है, यदद उन जिजनयमों के अंतगशत अनुरजक्षत दकये जाने के जलए अपेजक्षत सूचना ऐसे बीमाकताश के अजभलेखों से तत्काल उपलब्ध हो। [भागIII—खण् ड 4] भारत का राजपत्र : असाधारण 3 परंतु आगे यह भी ितश होगी दक यदद जिजनयम (5) से (16) तक में अपेजक्षत रूप में सूचना अजभलेखों से तत्काल उपलब्ध है, तो उन जिजनयमों के अधीन एक अलग अजभलेख का अनुरक्षण करने की आिश्यकता नहीं है। 5. बीमाकताशओं द्वारा सूचना की जनम्नजलजखत मदों का अनुरक्षण बीमा व्यिसाय के प्रत्येक िगश अथिा उप-िगश के संबंध में दकया जाएगा, जैसा दक ऐसे व्यिसाय के जलए लागू हो, अथाशत् : बीमा के जलए प्राप्त सभी प्रस्ट्तािों का अजभलेख, यह स्ट्पष्ट करते हुए—(i) प्रस्ट्ताि की संख्या; (ii) िह तारीख जब प्रस्ट्ताि पर प्रस्ट्तािक द्वारा हस्ट्ताक्षर दकये गये हैं; (iii) प्रस्ट्ताि प्राप्त होने की तारीख; (iv) उस बीमा एजेंट अथिा बीमा मध्यिती अथिा बीमाकताश के स्ट्टाफ, जैसा लागू हो, का नाम और कूट संख्या जजसने प्रस्ट्ताि का स्रोतीकरण दकया हो; (v) प्रस्ट्ताि जमा की प्राजप्त की तारीख और राजि; (vi) प्रस्ट्ताि जमा के भुगतान की पद्धजत जैसे नकदी, चेक, मााँग ड्राफ्ट (डीडी) अथिा अन्य प्रकार से; (vii) बीमाकताश का कायाशलय जहााँ प्रस्ट्ताि प्राप्त दकया गया है; (viii) बीमाकृत व्यजि का पता, जपन कोड सजहत; (ix) फोन अथिा मोबाइल संख्या, जहााँ उपलब्ध हो; (x) इलेक्ट्राजनक रूप में जारी की गई सभी पाजलजसयों के जलए ई-मेल आईडी तथा अन्य पाजलजसयों के जलए जहााँ उपलब्ध हो; (xi) बैंक जििरण; (xii) नाजमती और बीमाकृत व्यजि के साथ संबंध; (xiii) जनयुि व्यजि का जििरण, यदद नाजमती नाबाजलग हो; तथा (xiv) किर करने के जलए प्रस्ट्ताजित जोजखमों का जििरण। यह जिजनर्ददष्ट करते हुए जारी दकये गये किर-नोटों का अजभलेख – (i) पहचान संख्या; (ii) पक्षकार का नाम; (iii) प्रारंभ की तारीखें और जहााँ लागू हो िहााँ जोजखम की समाजप्त; (iv) संबंजधत पाजलसी के जलए प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ प्रदत्त किर का प्रकार; तथा (v) प्रीजमयम की राजि अथिा प्राप्त अन्य धनराजिाः बिते दक यदद किर-नोटों की दूसरी (डूजललकेट) प्रजतयााँ क्रमानुसार अनुरजक्षत की जाती हैं, तो यह माना जाएगा दक इस उपबंध का अनुपालन दकया गया है। यह स्ट्पष्ट करते हुए पाजलजसयों का अजभलेख जजस पर क्रमानुसार संख्या दी जाएगी, जारी की गई सभी पाजलजसयों की सूची दी जाएगी, कालक्रमानुसार प्रजिजष्टयााँ की जाएाँगी- (i) पाजलसी की संख्या; (ii) बीमाकृत व्यजि (व्यजियों) तथा प्रस्ट्तािक, यदद कोई अन्य व्यजि हो, का/के नाम; (iii) जोजखम के प्रारंभ और समाजप्त की तारीखें; (iv) प्राप्त प्रीजमयम, संबंजधत बैंक गारंटी अथिा प्रस्ट्ताि जमा के जलए प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस); (v) प्रदत्त जोजखम का स्ट्िरूप, पाजलसी के जनगशम से पहले जारी दकये गये दकसी किर-नोट के जलए प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) एिं पाजलसी के जनगशम के बाद पाठरत दकसी पृष्ांकन के जलए प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस); (vi) छूटें अथिा लोडडग, जैसा दक पाजलसी के जलए लागू हों; (vii) प्रीजमयम के जलए प्रस्ट्ताि जमा के समायोजन की तारीख; (viii) पाजलसी दस्ट्तािेज के प्रेिण की तारीख; (ix) बीमाकृत व्यजि अथिा प्रस्ट्तािक, जैसा लागू हो, के द्वारा पाजलसी दस्ट्तािेज प्राप्त करने की तारीख; (x) लागू दकया गया जनिल आजस्ट्त मूलय (एनएिी); (xi) लागू दकये गये जनिल आजस्ट्त मूलय (एनएिी) की तारीख; (xii) आबंठटत यूजनटों की संख्या; (xiii) संबद्ध पाजलजसयों के मामले में लगाये गये प्रभार; तथा (xiv) किर दकये गये जोजखमों का जििरणाः बिते दक जारी की गई पाजलजसयों की दूसरी (डूजललकेट) प्रजतयों के क्रजमक रूप से फाइल दकये गये संग्रह को उि अपेक्षा के पयाशप्त अनुपालन के रूप में माना जाएगा, यदद उन्हें क्रजमक रूप से संख्या दी गई हो और इस जिजनयम में जिजनर्ददष्ट संबंजधत समस्ट्त सूचना की प्रजिजष्ट उसमें की गई हो। सामूजहक बीमा पाजलजसयों के संबंध में, यह स्ट्पष्ट करते हुए मदों का अजतठरि अजभलेख—(i) समूह का प्रकार, जैसे जनयोिा-कमशचारी अथिा गैर-जनयोिा- कमशचारी; (ii) समूह का आकार; (iii) समूह के जलए लागू की गई मुि किर की सीमा; (iv) माने गये रेटटग कारक; (v) समूह के सदस्ट्यों को जारी की गई बीमा संख्याओं का प्रमाणपत्र; (vi) जारी दकये गये प्रत्येक बीमा प्रमाणपत्र के संबंध में बीमाकताश को समूह मास्ट्टर पाजलसीधारक द्वारा प्रीजमयम के जिप्रेिण की तारीख; तथा (vii) बीमाकताश द्वारा समूह के प्रत्येक सदस्ट्य से प्रीजमयम के संग्रहण की तारीख, यदद िसूली सीधे की गई हो। पुनबीमा व्यिसाय करनेिाले बीमाकताश के संबंध में, यह स्ट्पष्ट करते हुए मदों का अजभलेख- (i) पुनबीमाकताश की जिलक्षण पहचान संख्या; (ii) पुनबीमा व्यिस्ट्था का प्रकार; (iii) अंदकत व्यिसाय की व्यिस्ट्थाएाँ; (iv) 4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] हस्ट्ताक्षठरत व्यिस्ट्थाएाँ; (v) पुनबीमा व्यिस्ट्था में अग्रणी का नाम तथा पुनबीमा व्यिस्ट्थाओं के संबंध में तदनुरूपी अनुयायी, यदद कोई हों; (vi) भारतीय पुनबीमा दलाल का नाम, यदद प्रयुि हो तथा जिदेिी पुनबीमा दलाल का नाम, यदद प्रयुि हो; (vii) प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत प्राप्त अथिा भुगतान दकया गया अध्यपशण कमीिन; (viii) प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत प्राप्त अथिा भुगतान दकया गया लाभ कमीिन; (ix) दािों को छोड़कर प्राप्त अथिा भुगतान दकये गये कोई अन्य भुगतान तथा तदनुरूपी प्रीजमयमों के प्रजत ऐसे भुगतानों का प्रजतित; (x) उस पुनबीमाकताश की रेटटग जजसे व्यिसाय का अध्यपशण दकया गया हो; (xi) दलाली का प्रजतित और राजि; (xii) अध्यर्तपत पुनबीमा के जलए प्रीजमयम के भुगतान की तारीख; (xiii) आिक पुनबीमा के जलए दलाल के द्वारा पुनबीमा प्रींजमयम की प्राजप्त की तारीख तथा बीमाकताश द्वारा ऐसे प्रीजमयम की प्राजप्त की तदनुरूपी तारीख; तथा (xiv) अदा दकया गया अथिा प्राप्त पुनबीमा प्रीडमयम। प्राप्त प्रीजमयमों की प्राजप्त के कालक्रम के अनुसार दिाशते हुए प्रीजमयमों का अजभलेख- (i) राजि प्राप्त करने की तारीख; (ii) प्राप्त प्रीजमयम की राजि; (iii) उस पक्षकार का नाम और संपकश का जििरण जजससे प्रीजमयम प्राप्त की गई हो तथा पाजलसी संख्या अथिा ऐसे प्रीजमयम के भुगतान के जलए अिसर दिाशनेिाले दकसी अन्य संबंजधत दस्ट्तािेज के साथ प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस); एिं (iv) प्रीजमयम की िसूली की तारीख तथा बीमाकताश को एजेंट अथिा मध्यिती अथिा अन्य पक्ष सेिा-प्रदाता द्वारा ऐसे प्रीजमयम के जिप्रेिण की तदनुरूपी तारीख। यह उललेख करने िाले पृष्ांकनों का अजभलेख—(i) पाजलसी संख्या जजसके साथ िह संबद्ध है; (ii) पृष्ांकनों के प्रारंभ और समाजप्त की तारीखें; (iii) पृष्ांकन के प्रकार; तथा (iv) प्रभाठरत अजतठरि प्रीजमयम अथिा देय प्रीजमयम की िापसी, एिं प्रीजमयम रजजस्ट्टर के साथ प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस)। बिते दक पृष्ांकनों की क्रजमक रूप से फाइल की गई दूसरी (डूजललकेट) प्रजतयों को इस अपेक्षा के अनुपालन के रूप में माना जाएगा, यदद उन्हें क्रजमक रूप से संख्या दी गई हो तथा प्रत्येक प्रजत में उस पाजलसी की पाजलसी संख्या के बारे में सूचना जनजहत हो जजसके साथ िह संबद्ध है। यह स्ट्पष्ट करते हुए बैंक गारंठटयों और जमाराजियों का अजभलेख—(i) पक्षकार का ब्योरा; (ii) राजि; (iii) समाजप्त की तारीख; (iv) िैधता अिजध; तथा (v) बैंक गारंटी अथिा जमाराजि की अन्य ितें तथा संबंजधत पाजलसी अथिा पाजलजसयों के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत। यह उललेख करते हुए, सूजचत दकये गये सभी दािों का अजभलेख— i. (i) दािेदारों के नाम संबंजधत पाजलसी संख्या(ओं) के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (ii) दािे की सूचना की तारीख और पद्धजत; (iii) दािे के पंजीकरण की तारीख; (iv) किर दकया गया जोजखम अथिा आकजस्ट्मकता; (v) हाजन अथिा क्षजत का स्ट्िरूप और कारण; (vi) हाजन का अनंजतम अनुमान और अनुिती अद्यतन जस्ट्थजत; (vii) जनपटान की तारीख और िह राजि जजसके जलए दािा जनपटाया गया है; (viii) बचाि (सैलिेज) से िसूजलयााँ अथिा अन्य प्रकार की जस्ट्थजत; (ix) क्ट्या दािे का सिेक्षण दकया गया है अथिा उसकी जााँच की गई है; (x) सिेक्षक अथिा जााँचकताश का नाम; (xi) सिेक्षक अथिा जााँचकताश द्वारा दािे का अनुमान; (xii) यदद जनराकृत दकया गया हो तो दािे के जनराकरण की तारीख तथा जनराकरण के जलए कारण; (xiii) उस व्यजि का नाम जजसको दािे का भुगतान दकया गया है तथा बीमाकृत व्यजि के साथ संबंध; (xiv) िाठरस की श्रेणी; (xv) अथशदंड की गणना के जलए प्रयुि बैंक दर, अथशदंड के भुगतान की तारीख और राजि सजहत; (xvi) दािों संबंधी प्रािधानों अथिा अनुरजक्षत आरजक्षत जनजधयों (ठरज़िों) का जििरण तथा लेखा-परीक्षा रेल के साथ दकये गये भुगतान। ii. यूजनट सहबद्ध पाजलजसयों के जलए, यह जानकारी देते हुए अजतठरि अजभलेख—(i) लागू दकये गये जनिल आजस्ट्त मूलय (एनएिी) का अजभलेख; (ii) लागू दकये गये एनएिी की तारीख(तारीखें); (iii) मोचन दकये गये यूजनटों की संख्या, लगाये गये प्रभारों का प्रकार तथा तदनुरूपी राजियााँ; एिं (iv) आंजिक आहरणों की राजि। [भागIII—खण् ड 4] भारत का राजपत्र : असाधारण 5 iii. स्ट्िास्ट््य बीमा पाजलजसयों के जलए, अस्ट्पताल के सभी लागू अजभलेख और संबद्ध अन्य पक्ष प्रबंधक द्वारा प्रसंस्ट्करण दकये गये दािों का जििरण देते हुए अजतठरि अजभलेख। iv. सामूजहक बीमा पाजलजसयों के जलए, जनम्नजलजखत जििरण देते हुए अजतठरि अजभलेख—(i) उस व्यजि का नाम जजसे दािे का भुगतान दकया गया है और बीमाकृत समूह के सदस्ट्य के साथ संबंध; (ii) दािे की सूचना देनेिाले व्यजियों का जििरण; (iii) जहााँ भुगतान को सामूजहक मास्ट्टर पाजलसीधारक के माध्यम से सुसाध्य बनाया गया हो—मास्ट्टर पाजलसीधारक द्वारा चेक अथिा मााँग ड्राफ्ट की प्राजप्त की तारीख; (iv) लाभाथी के द्वारा चेक अथिा मााँग ड्राफ्ट अथिा इलेक्ट्राजनक जमा प्राप्त करने की तारीख; (v) बीमाकताश द्वारा बीमाकृत समूह के सदस्ट्य अथिा लाभाथी, जैसा लागू हो, को सीधे दकये गये दािा भुगतान की तारीख तथा भुगतान की गई तदनुरूपी दािा राजियााँ; (vi) यदद समूह के मास्ट्टर पाजलसीधारक को आंजिक भुगतान दकया गया हो, तो ऐसे आंजिक भुगतान की तारीख और ऐसे आंजिक भुगतान की राजि, तदनुरूपी ऋण बकाया जििरणों के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत; (vii) प्राजधकृत समनुदेिन फामश; तथा (viii) समूह के सद्सस्ट्य के दािेदार को अदा दकये गये आंजिक भुगतान, यदद कोई हों, की तारीख और तदनुरूपी िेि राजि। v. पुनबीमा व्यिसाय के जलए, जनम्नजलजखत जििरण देते हुए अजतठरि अजभलेख—(i) पुनबीमा व्यिस्ट्था का प्रकार; (ii) कुल पुनबीमा में बीमाकताश का अंि; (iii) पुनबीमा व्यिस्ट्था में पुनबीमाकताश अथिा अग्रणी का नाम और अनुयायी, जैसा लागू हो; (iv) भारतीय पुनबीमा दलाल का नाम, यदद प्रयुि हो; (v) जिदेिी पुनबीमा दलाल का नाम, यदद प्रयुि हो; (vi) पुनबीमाकताश अथिा अग्रणी पुनबीमाकताश, जैसा लागू हो, द्वारा दािे के अनुमोदन की तारीख; (vii) अध्यर्तपत पुनबीमा के जलए प्राप्त पुनबीमा दािे की प्राजप्त की तारीख, मुद्रा, राजि; (viii) आिक पुनबीमा के जलए दकये गये पुनबीमा दािे के भुगतान की तारीख, मुद्रा और राजि। 6. समग्र रूप में बीमाकताश के व्यिसाय के जलए सूचना की जनम्नजलजखत मदों का अनुरक्षण दकया जाएगा, जैसा लागू हो, अथाशत् : प्रत्येक एजेंट के संबंध में जनम्नजलजखत जानकारी देते हुए बीमा एजेंटों का अजभलेख,- (i) नाम; (ii) पता; (iii) एजेंट का धाठरत पंजीकरण का ब्योरा; (iv) जनयुजि की तारीख और जनयुजि की समाजप्त की तारीख, यदद कोई हो; प्रत्येक बीमा मध्यिती, जिजनर्ददष्ट व्यजि, दलाल अहशताप्राप्त व्यजि, दूरजिपणनकताश, प्राजधकृत सत्यापक के संबंध में जनम्नजलजखत जानकारी देते हुए बीमाकताश के पास संबद्ध अथिा अन्य प्रकार से जिद्यमान सभी बीमा मध्यिर्ततयों का अजभलेख – (i) नाम; (ii) पता; (iii) आईआरडीएआई लाइसेंस/ पंजीकरण संख्या; (iv) धाठरत लाइसेंस/ पंजीकरण का ब्योरा; तथा (v) जनयुजि की तारीख और जनयुजि की समाजप्त की तारीख, यदद कोई हो; जनम्नजलजखत जानकारी देते हुए बीमा एजेंटों और बीमा मध्यिर्ततयों का अजभलेख,- (i) प्रत्येक व्यजि द्वारा प्राप्त व्यिसाय का ब्योरा; (ii) ऐसे व्यिसाय पर प्राप्त प्रीडमयम की राजि; (iii) उस पर अदा दकये गये कुल कमीिन की राजि; (iv) अदा दकया गया बोनस कमीिन, यदद कोई हो; (v) दकसी भी रूप में अदा दकये गये प्रजतफल (ठरिाडश); (vi) अदा दकया गया कोई अन्य पाठरश्रजमक; जनम्नजलजखत जानकारी दिाशते हुए सभी िेतनभोगी क्षेत्र कर्तमयों का अजभलेख - (i) नाम; (ii) कमशचारी पहचान संख्या; (iii) पता; (iv) जनयुजि की तारीख और जनयुजि की समाजप्त की तारीख, यदद कोई हो; (v) ितशमान पदनाम; (vi) ितशमान िेतन, अनुलजब्धयााँ (पक्ट्सश), भत्ते और कोई अन्य लाभ; (vii) कर और संबंजधत कागज-पत्र, तथा (viii) उनसे प्रत्याजित व्यिसाय और उनके द्वारा अंदकत िास्ट्तजिक व्यिसाय, जनयुजि-पत्र और सेिासमाजप्त की तारीख, यदद कोई हो, के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत; जनम्नजलजखत जानकारी दिाशते हुए, िेतनभोगी क्षेत्र कर्तमयों को छोड़कर संजिदा आधार पर कमशचाठरयों सजहत, कमशचाठरयों का अजभलेख - (i) नाम; (ii) कमशचारी पहचान संख्या; (iii) जनयुजि की तारीख; (iv) 6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] ितशमान पदनाम; और (v) ितशमान िेतन, अनुलजब्धयााँ (पक्ट्सश), भत्ते, कोई अन्य लाभ, कर और संबंजधत कागज-पत्र, जनयुजि-पत्र और सेिासमाजप्त की तारीख सजहत, यदद कोई हो, के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; सभी एजेंटों, परामिशदाताओं, स्ट्टाफ के सदस्ट्यों को जारी दकये गये जनयुजि-पत्रों का अजभलेख उनमें दकये गये पठरितशनों सजहत; एजेंटों, परामिशदाताओं और स्ट्टाफ के सदस्ट्यों को यदद जनयुजि पत्रों की दूसरी (डूजललकेट) प्रजतयााँ जारी की गई हों, तो उनका अजभलेख, उनमें दकये गये पठरितशनों सजहत; नकदी बही और संजितरण बही, समथशक दस्ट्तािेजों के साथ; जनिेिों का अजभलेख, अचल संपजत्त, प्रजतभूजतयों और जस्ट्क्रलटों, बंधक पर ऋणों और अन्य ऋणों के जलए अलग-अलग ब्योरा देते हुए, धाठरत सभी जनिेिों का जििरण और समय-समय पर उनमें होनेिाले पठरितशन दिाशते हुए; अन्य पठरसंपजत्तयों का अजभलेख, जैसे (i) जमाराजियााँ; (ii) प्रालय राजियााँ; (iii) जिजिध देनदार; (iv) फर्तनचर और दफक्ट्चर; (v) स्ट्टेिनरी; (vi) हाथ में नकदी; और (vii) बैंकों के पास नकदी; बिते दक हाथ में नकदी और बैंकों के पास नकदी के संबंध में इस खंड की अपेक्षाओं का अनुपालन दकये गये रूप में माना जाएगा, यदद नकदी बही और अन्य अजभलेखों से ऐसी नकदी की राजि के बारे में सूचना तत्काल उपलब्ध हो। 7. प्रत्येक बीमाकताश जनम्नजलजखत का अनुरक्षण करेगा—(i) बीमा व्यिसाय की अपेक्षा (सजलजसटेिन) अथिा सर्तिडसग अथिा प्रजिक्षण अथिा दकसी अन्य प्रयोजन के जलए बाह्यस्रोतीकरण (आउटसोर्ससग) संस्ट्थाओाँ, एजेंटों, बीमा मध्यिर्ततयों, अस्ट्पतालों और अन्य से दकये गये सभी करार; (ii) व्यिस्ट्थाओाँ का लागत लाभ जिश्लेिण; (iii) जिक्रेता का जििरण; (iv) संबद्ध कायशकलाप; (v) करार की तारीख; (vi) करार की िैधता अिजध; (vii) भुगतान की ितें और सहमजत-प्राप्त िुलक अथिा प्रभार; (viii) बीजकों और रसीदों सजहत दकये गये भुगतानों का जििरण; तथा (ix) संबंजधत पक्षकारों अथिा बीमाकताश की समूह संस्ट्थाओाँ अथिा बीमा मध्यिर्ततयों के साथ लेनदेनों के जलए स्ट्ितंत्र संव्यिहार कीमत जनधाशरण को प्रमाजणत करने के जलए अपेजक्षत दस्ट्तािेज, यदद कोई हों; 8. प्रत्येक बीमाकताश दकये गये प्रत्येक भुगतान के जलए कानूनी तौर पर जिजधमान्य रसीद प्राप्त करेगा और उसका अनुरक्षण करेगा तथा प्राप्त प्रत्येक भुगतान के जलए कानूनी तौर पर जिजधमान्य रसीद जारी करेगा एिं कालक्रजमक रूप से अथिा दकसी अन्य सुजिधाजनक क्रम से एक सुव्यिजस्ट्थत तरीके से बीजकों और रसीदों का अनुरक्षण करेगा। 9. प्रत्येक बीमाकताश यात्रा व्ययों के कारण दकसी कमशचारी अथिा अन्य व्यजि को दकये गये दकसी भी भुगतान के संबंध में यह दिाशते हुए अजभलेख अनुरजक्षत करेगा- (i) की गई यात्रा का पूरा जििरण; (ii) यात्रा का उद्देश्य; (iii) अदा दकये गये यात्रा भाड़े का जििरण; और (iv) प्रदत्त भत्ते। 10. बीमाकताश का प्रत्येक कायाशलय प्रत्येक ददन कायाशलय में उपजस्ट्थत होनेिाले कमशचाठरयों को जनर्ददष्ट करते हुए, दकसी भी रूप में स्ट्टाफ की उपजस्ट्थजत के उजचत अजभलेखों का अनुरक्षण करेगा। 11. जोजखम के पूिाशनुमान को प्रमाणीकृत करने के जलए प्रयुि कोई भी दस्ट्तािेज जारी करनेिाला बीमाकताश का प्रत्येक कायाशलय यह सुजनजित करेगा दक ऐसे दस्ट्तािेजों पर क्रमानुसार संख्या दी जाएगी, प्रत्येक व्यजि को जारी दकये गये दस्ट्तािेजों के फामों की क्रम संख्याओं के अजभलेख का अनुरक्षण करेगा, तथा यह सत्याजपत करने के जलए उजचत जााँच रखेगा दक जारी दकये गये सभी फामों और दस्ट्तािेजों का उजचत रूप से जहसाब रखा जाएगा। 12. प्रत्येक बीमाकताश दकसी भी सिेक्षण की प्रजतयों सजहत, जनपटाये गये दािों से संबंजधत सभी दस्ट्तािेज, जनम्नजलजखत के संबंध में उनके साथ संबद्ध जााँच अथिा हाजन जनधाशरण ठरपोटें सुरजक्षत रखेगााः – ऐसी प्रत्येक हाजन अथिा क्षजत के संबंध में जजस पर रु. 1,00,000 से कम राजि का दािा दकया गया हो, तीन ििश की अिजध के जलए; [भागIII—खण् ड 4] भारत का राजपत्र : असाधारण 7 ऐसी प्रत्येक हाजन अथिा क्षजत के संबंध में जजस पर रु. 1,00,000 या अजधक परंतु रु. 10 लाख से कम राजि का दािा दकया गया हो, पााँच ििश की अिजध के जलए; ऐसी प्रत्येक हाजन अथिा क्षजत के संबंध में जजस पर रु. 10 लाख या अजधक परंतु रु. 20 लाख से कम राजि का दािा दकया गया हो, सात ििश की अिजध के जलए; तथा ऐसी प्रत्येक हाजन अथिा क्षजत के संबंध में जजस पर रु. 20 लाख या अजधक राजि का दािा दकया गया हो, बारह ििश की अिजध के जलए। ऐसी अिजध की गणना उस तारीख से की जाएगी जब दािे का जनपटान दकया गया हो। 13. प्रत्येक बीमाकताश यह जनर्ददष्ट करते हुए अजभलेख का अनुरक्षण करेगा – (i) ऐसी प्रत्येक बीमा अथिा पुनबीमा कंपनी का नाम जजसके साथ उसने कोई पुनबीमा करार दकया है; (ii) भारत में उसके दकसी भी कायाशलय से अध्यर्तपत अथिा स्ट्िीकृत पुनबीमा व्यिस्ट्थाओाँ से संबंजधत पुनबीमा समझौतों और जिकलपी (फैकलटेठटि) स्ट्थाननों के संबंध में हस्ट्ताक्षर दकये हैं, उन ितो के जििरण जजन पर पुनबीमा संजधयााँ/ व्यिस्ट्थाएाँ की गई हैं; जोजखम के प्रारंभ की तारीख, जोजखम की समाजप्त की तारीख के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत; (iii) पुनबीमाकताश की रेटटग; (iv) जोजखम के स्ट्थानन के संबंध में पुनबीमाकताश द्वारा स्ट्िीकृजत की तारीख; तथा (v) पुनबीमा व्यिस्ट्था के प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत देय अथिा प्रालय राजियों के िेि का समाधान। 14. प्रत्येक बीमाकताश यह जनर्ददष्ट करते हुए अजभलेख का अनुरक्षण करेगा- (i) प्रत्येक सहबीमा व्यिस्ट्था के जलए अग्रणी और सभी अनुयाजययों के नाम; (ii) हस्ट्ताक्षठरत सहबीमा करार, यदद सहबीमा करार दकये गये हों, उन ितों के जजन पर सहबीमा व्यिस्ट्थाएाँ की गई हों, जोजखम के प्रारंभ की तारीख, जोजखम की समाजप्त की तारीख, के प्रजत- संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत; (iii) प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत अदा दकया गया अथिा प्राप्त दकया गया सहबीमा प्रीजमयम; (iv) प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत अदा दकये गये अथिा प्राप्त दकये गये कमीिन; (v) प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत अदा दकये गये अथिा प्राप्त दकये गये दािे; तथा (vi) सहबीमा व्यिस्ट्था के प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत देय अथिा प्रालय राजियों के िेि का समाधान। 15. प्रत्येक बीमाकताश पुनबीमा और सहबीमा, जैसा लागू हो, के संबंध में प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत अपनी खाता-बजहयों में जनम्नजलजखत खातों का अनुरक्षण करेगा, अथाशत् - स्ट्िीकृत खाता; प्रदत्त कमीिन खाता; देय दािा खाता; प्रदत्त दािा खाता; अध्यर्तपत खाता; प्राप्त कमीिन खाता; िसूलीयोग्य दािा खाता; िसूली कृत दािा खाता। बिते दक यह माना जाएगा दक बीमाकताश ने इस उप-जिजनयम का अनुपालन दकया है, यदद अपेजक्षत सूचना अन्यथा बीमाकताश की ितशमान बजहयों और खातों से तत्काल उपलब्ध हो। 16. प्रत्येक बीमाकताश जनम्नजलजखत दस्ट्तािेजों के संबंध में अजभलेखों का अनुरक्षण करेगााः (i) आर1 और आर2 आिेदन; (ii) प्राजधकरण द्वारा जारी दकया गया पंजीकरण प्रमाणपत्र; (iii) िेयरधारकों के प्रमाणपत्र; तथा (iv) कंपनी के पंजीकरण के जलए प्राजधकरण को प्रस्ट्तुत दकये गये अन्य दस्ट्तािेज एिं प्राजधकरण के पास तत्संबंधी पत्राचार; (i) संगिन चाटश; (ii) लाभकारी स्ट्िामी; (iii) संबद्ध संस्ट्थाएाँ; (iv) समूह कंपजनयााँ; तथा (v) सहायक संस्ट्थाएाँ प्रयोज्य जिजधयों, जिजनयमों और ददिाजनदेिों के अनुसार; 8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] (i) बोडश को ठरपोटश करनेिाली सभी आंतठरक सजमजतयों की बैिकों के कायशिृत्तों की प्रजतयााँ; (ii) ऐसी आंतठरक सजमजतयों द्वारा प्रस्ट्तुत ठरपोटें; तथा (iii) प्रत्येक बैिक के संदभश में सभी जनणशयों पर की गई कारशिाई की ठरपोटें; (i) बीमाकताश के प्रत्येक कायश के जलए बोडश द्वारा अनुमोददत नीजत, जैसी दक समय-समय पर जिजभन्न अजधजनयमों, जिजनयमों और ददिाजनदेिों के अंतगशत लागू हो; तथा (ii) प्रत्येक स्ट्तर पर प्राजधकार के प्रत्यायोजन के जििरण के साथ कंपनी के प्रत्येक कायश के जलए बोडश द्वारा अनुमोददत नीजत के संबंध में मानक पठरचालन प्रदक्रयाएाँ और कायाशन्ियन मैनुअल; अन्य सरकारी और कर प्राजधकाठरयों के साथ पत्र-व्यिहार; बीमा कंपनी के द्वारा तथा उसके जिरुद्ध फाइल दकये गये सभी लंजबत मामलों की सूची। भाग – II मध्यिर्ततयों और बीमा मध्यिर्ततयों के जलए लागू उपबंध 17. प्रत्येक मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती भारत में अपने व्यिसाय के प्रधान स्ट्थान पर जनम्नजलजखत का अनुरक्षण करेगााः मध्यिर्ततयों के जलए लागू अजधजनयम, जनयमों, जिजनयमों, ददिाजनदेिों, पठरपत्रों अथिा जनदेिों के ितशमान उपबंधों तथा उसके व्यिसाय पर यथाप्रयोज्य दकसी अन्य जिजध के उपबंधों के अंतगशत उनके द्वारा अनुरक्षण दकये जाने हेतु अपेजक्षत सभी अजभलेख, सूचना, डेटा, दस्ट्तािेज, बजहयााँ अथिा रजजस्ट्टर, तथा उनके व्यिसाय के जलए यथाप्रयोज्य रूप में जिजनयम (18) से (21) तक में जिजनर्ददष्ट सूचना की मदें : बिते दक जहााँ व्यिसाय के ऐसे प्रधान स्ट्थान पर पूरे जििरण के साथ सूचना की दकसी मद का अनुरक्षण करना सुजिधाजनक अथिा व्यिहायश नहीं है, िहााँ उसका अनुरक्षण िाखाओं अथिा अन्य कायाशलयों में इस प्रकार दकया जा सकता है दक ऐसी प्रत्येक िाखा अथिा कायाशलय अपने कायशचालन के जलए लागू सूचना के संबंजधत भाग का अनुरक्षण करेाः परंतु यह भी ितश होगी दक यदद जिजनयम (18) से (21) तक में अपेजक्षत रूप में सूचना अजभलेखों से तत्काल उपलब्ध है, तो उन जिजनयमों के अंतगशत एक अलग अजभलेख का अनुरक्षण करने की आिश्यकता नहीं है। 18. प्रत्येक बीमा मध्यिती इस जिजनयम में जिजनर्ददष्ट अजभलेखों का अनुरक्षण करेगा, जैसा दक उनके व्यिसाय के जलए लागू होाः यह दिाशते हुए सभी कमशचाठरयों का अजभलेख- (i) नाम और पता; (ii) कमशचारी पहचान संख्या; (iii) जनयुजि की तारीख; (iv) सेिासमाजप्त की तारीख, यदद कोई हो; (v) ितशमान पदनाम; (vi) ितशमान िेतन, अनुलजब्धयााँ (पक्ट्सश), भत्ते और कोई अन्य लाभ; (vii) कर और संबंजधत कागज-पत्र; (viii) उनसे प्रत्याजित व्यिसाय और उनके द्वारा अंदकत िास्ट्तजिक व्यिसाय, जनयुजि पत्र और सेिासमाजप्त की तारीख, यदद कोई हो, के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (ix) लाइसेंस/पंजीकरण संख्या और लाइसेंस/पंजीकरण की जिजधमान्यता अिजध; (x) यदद अपेजक्षत हो तो परीक्षा उत्तीणश करने की तारीख सजहत, प्रजिक्षण समापन के प्रमाणपत्र की तारीख; (xi) बीमा व्यिसाय की अपेक्षा (सजलजसटेिन) करने के जलए अहशताप्राप्त कमशचाठरयों के मामले में निीकरण प्रजिक्षण की तारीखें; तथा (xii) उस िाखा अथिा कायाशलय का नाम जहााँ जनयोजजत है। यह जानकारी देते हुए नये व्यिसाय के संबंध में अपेजक्षत (सजलजसटेड) पाजलजसयों का अजभलेख- (i) प्रस्ट्ताि संख्या; (ii) पाजलसी संख्या; (iii) व्यिसाय की व्यिस्ट्था; (iv) बीमाकताश का नाम; (v) प्रस्ट्तािक का नाम; (vi) बीजमत व्यजि का नाम; (vii) बीजमत व्यजि का पता; (viii) आश्वाजसत राजि अथिा बीजमत राजि; (ix) प्रस्ट्ताि की प्राजप्त की तारीख; (x) कायाशलय जहााँ प्रस्ट्ताि प्राप्त दकया गया है; (xi) प्रीजमयम की प्राजप्त की तारीख और राजि, यदद प्रीजमयम िसूल करने के जलए बीमाकताश द्वारा प्राजधकृत हो, प्रस्ट्ताि फामश अथिा पाजलसी के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (xii) प्रीजमयम पािती संख्या की प्राजप्त; (xiii) प्रीजमयम की प्राजप्त की पद्धजत नकदी में, चेक से अथिा अन्य प्रकार से; (xiv) बीमाकताश को प्रीजमयम जिप्रेजित करने की [भागIII—खण् ड 4] भारत का राजपत्र : असाधारण 9 तारीख; (xv) बीमाकताश को प्रस्ट्ताि फामश प्रस्ट्तुत करने की तारीख; (xvi) जोजखम के प्रारंभ की तारीख; (xvii) जोजखम की समाजप्त की तारीख; (xviii) मध्यिती द्वारा पूिश में अपेजक्षत (सजलजसटेड), बीमाकृत व्यजि की प्रचलन में जस्ट्थत पाजलजसयों और व्यपगत पाजलजसयों का जििरण; (xix) उस व्यजि का नाम जजसने पाजलसी का स्रोतीकरण (सोर्ससग) दकया तथा जितरण माध्यम; (xx) टेली-कालर का नाम; (xxi) प्राजधकृत सत्यापक का नाम; (xxii) दूरजिपणन पद्धजत के माध्यम से स्रोतीकृत व्यिसाय के मामले में दूरजिपणनकताश का नाम; तथा (xxiii) सह-दलाल का नाम और सह-दलाली में उसका अंि, यदद कोई हो। यह जानकारी देते हुए निीकरण व्यिसाय के संबंध में अपेजक्षत (सजलजसटेड) पाजलजसयों का अजभलेख- (i) प्रीजमयम की जनयत तारीख और मध्यिती द्वारा प्रेजित निीकरण सूचना की तारीख पाजलसी संख्या के प्रजत- संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (ii) जपछली पाजलसी संख्या, यदद कोई हो; (iii) निीकरण प्रीजमयम की प्राजप्त की तारीख और राजि, यदद प्रीजमयम िसूल करने के जलए बीमाकताश द्वारा प्राजधकृत दकया गया हो; (iv) कायाशलय जहााँ प्रीजमयम प्राप्त दकया गया है; (v) प्रीजमयम की प्राजप्त की पद्धजत, नकदी में, चेक से या अन्य प्रकार से; तथा (vi) बीमाकताश को निीकरण प्रीजमयम के जिप्रेिण की तारीख; यह जानकारी देते हुए बीमा मध्यिती के माध्यम से सेिा प्रदान दकये गये तथा प्रसंस्ट्करण दकये गये दािों का अजभलेख- (i) पाजलसी संख्या; (ii) दािा संख्या संबंजधत पाजलसी के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (iii) बीमाकताश का नाम; (iv) बीमाकृत व्यजि और दािेदार का नाम; (v) हाजन की सूचना की प्राजप्त की तारीख; (vi) हाजन की तारीख; (vii) हाजन का कारण; (viii) बीमाकृत राजि अथिा आश्वाजसत राजि तथा सूजचत की गई दािा राजि; (ix) बीमाकताश को दािा सूचना अग्रेजित करने की तारीख; (x) दािे के समथशन में प्राप्त दकये गये दस्ट्तािेज; (xi) बीमाकताश और दािेदार के साथ दािे के संबंध में जिजनमय दकया गया पत्र-व्यिहार; (xii) दािा भुगतान की तारीख; तथा (xiii) भुगतान दकये गये दािे की राजि; यह जानकारी देते हुए बीमा मध्यिती द्वारा सिेक्षण दकये गये दािों का अजभलेख- (i) दािे की सूचना की तारीख; (ii) किर दकया गया जोजखम अथिा आकजस्ट्मकता; (iii) हाजन अथिा क्षजत का स्ट्िरूप और कारण; (iv) सिेक्षक की जनयुजि की तारीख; (v) सिेक्षण संचाजलत करने की तारीख; (vi) उस सिेक्षक का नाम और लाइसेंस संख्या जजसने सिेक्षण संचाजलत दकया; (vii) सिेक्षक को सिेक्षण के आबंटन की तारीख; (viii) सिेक्षक द्वारा ठरपोटश प्रस्ट्तुत करने की तारीख; तथा (ix) सिेक्षक द्वारा दािे का अनुमान; यदद दािे की सर्तिडसग और प्रसंस्ट्करण अन्य पक्ष प्रबंधकों द्वारा दकया गया हो, तो यह जानकारी देते हुए दािों का अजभलेख- (i) नेटिकश प्रदाता अथिा अस्ट्पताल का नाम; (ii) दािे का प्रकार अथाशत् नकदीरजहत अथिा प्रजतपूर्तत; (iii) नकदीरजहत अनुरोध करने की तारीख और समय; (iv) नकदीरजहत प्राजधकरण के अनुमोदन अथिा अस्ट्िीकरण की तारीख और समय; (v) स्ट्िीकायश और अस्ट्िीकायश राजियों का जििरण; (vi) अस्ट्पतालों अथिा नेटिकश प्रदाताओं द्वारा दी गई छूटें; (vii) तारीख और समय जब प्रसंस्ट्कठरत दािा अन्य पक्ष प्रबंधक द्वारा बीमाकताश को जनणशय के जलए भेजा गया है; (viii) बीमाकताश के जनणशय की तारीख। यह जानकारी देते हुए पुनबीमा व्यिसाय के संबंध में अपेक्षा (सजलजसटेिन) के जििरण का अजभलेख- (i) पुनबीमा प्रीजमयम की प्राजप्त की तारीख और राजि; (ii) मुद्रा जजसमें प्रीजमयम प्राप्त दकया गया है; (iii) प्रत्यक्ष बीमाकताश का नाम और पता; (iv) पुनबीमाकताश का नाम और पता; (v) जिदेिी दलालों के नाम, यदद उपयोग दकया गया हो और उनका पता; (vi) जोजखम का स्ट्थान; (vii) समझौते का प्रकार; (viii) समझौते की तारीख; (ix) पुनबीमाकताश को प्रीजमयम के अंतरण की तारीख; (x) पुनबीमाकताश की रेटटग और रेटटग एजेंसी का नाम; (xi) संबद्ध पुनबीमाकताश की जिलक्षण पहचान संख्या; (xii) प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत प्राप्त कमीिन अथिा पाठरश्रजमक की राजि; (xiii) कमीिन अथिा पाठरश्रजमक की प्राजप्त की तारीख; (xiv) सह-दलालों के अंि; तथा (xv) पुनबीमा बैंक खाते का जििरण; यह जानकारी देते हुए अपेजक्षत (सजलजसटेड) पुनबीमा व्यिसाय के संबंध में दािों का अजभलेख- (i) दािे की प्राप्त राजि पुनबीमाकताश के नाम और संबद्ध प्रत्यक्ष बीमाकताश के नाम के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (ii) हाजन अथिा क्षजत का स्ट्िरूप और कारण; (iii) मुद्रा जजसमें राजि प्राप्त की गई है; (iv) पुनबीमाकताश से 10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] दािा राजि की प्राजप्त की तारीख; (v) प्रत्यक्ष बीमाकताश को दािा राजि के अंतरण की तारीख; (vi) मुद्रा जजसमें राजि प्रत्यक्ष बीमाकताश को अंतठरत की गई है; तथा (vii) पुनबीमा बैंक खाते का जििरण। जििरण के साथ पठरिादों और जिकायतों का अजभलेख, जैसे- (i) पाजलसी संख्या; (ii) बीमाकताश का नाम; (iii) बीमा पाजलसी का ब्योरा पाजलसी की अपेक्षा (सजलजसटेिन) करनेिाले व्यजि के प्रजत-संदभश (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (iv) जिकायतकताश का नाम; (v) जिकायत की प्राजप्त की तारीख; (vi) जिकायत की श्रेणी; (vii) जिकायत प्राप्त करने की पद्धजत जैसे टेलीफोन, िेबसाइट, पत्र अथिा अन्य प्रकार से; (viii) जिकायत का संजक्षप्त जििरण; (ix) जिकायत की प्राजप्त-सूचना की तारीख; (x) समाधान की तारीख यदद बीमा मध्यिती के द्वारा समाधान दकया गया हो; (xi) बीमाकताश को जिकायत अग्रेजित करने की तारीख यदद उसका समाधान बीमा मध्यिती के द्वारा नहीं दकया जा सकता; तथा (xii) बीमाकताश के द्वारा समाधान की तारीख; 19. प्रत्येक मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती जनम्नजलजखत का अनुरक्षण करेगा- (i) बीमा व्यिसाय की अपेक्षा अथिा सर्तिडसग अथिा प्रजिक्षण अथिा दकसी अन्य प्रयोजन के जलए बाह्यस्रोतीकरण (आउटसोर्ससग) संस्ट्थाओाँ, बीमाकताशओं, अन्य बीमा मध्यिर्ततयों, अस्ट्पतालों और अन्यों से दकये गये सभी करार; (ii) व्यिस्ट्थाओाँ के जलए लागत लाभ जिश्लेिण; (iii) जिक्रेता का जििरण; (iv) संबद्ध कायशकलाप; (v) करार की तारीख; (vi) करार की जिजधमान्यता अिजध; (vii) भुगतान और िुलक अथिा प्रभारों की सहमजत-प्राप्त ितें; (viii) दकये गये भुगतानों का जििरण, बीजकों और रसीदों के साथ; तथा (ix) संबंजधत पक्षकारों अथिा बीमा मध्यिती की समूह संस्ट्थाओं अथिा बीमाकताशओं के साथ स्ट्ितंत्र संव्यिहार के लेनदेन, यदद कोई हों, प्रमाजणत करने के जलए अपेजक्षत दस्ट्तािेज; 20. प्रत्येक मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती दकये गये प्रत्येक भुगतान के जलए एक कानूनी तौर पर जिजधमान्य रसीद प्राप्त करेगा और उसका अनुरक्षण करेगा तथा प्राप्त प्रत्येक भुगतान के जलए एक कानूनी तौर पर जिजधमान्य रसीद जारी करेगा एिं ऐसे प्रत्येक भुगतान के संबंध में बीजकों और रसीदों का अनुरक्षण करेगा जजन्हें कालक्रजमक तौर पर अथिा दकसी अन्य सुजिधाजनक क्रम से सुव्यिजस्ट्थत रूप में फाइल दकया गया हो। 21. प्रत्येक मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती जनम्नजलजखत दस्ट्तािेजों के संबंध में अजभलेखों का अनुरक्षण करेगााः आिेदनों और प्राजधकरण के साथ अन्य पत्र-व्यिहार सजहत, मूल मध्यिती लाइसेंस अथिा पंजीकरण और निीकरण लाइसेंस अथिा पंजीकरण; (i) संगिन चाटश; (ii) लाभकारी स्ट्िामी; (iii) संबद्ध संस्ट्थाएाँ; (iv) समूह कंपजनयााँ; तथा (v) सहायक संस्ट्थाएाँ, प्रयोज्य जिजधयों, जिजनयमों और ददिाजनदेिों के अनुसार; सभी कायों के जलए मानक पठरचालन मैनुअल; बीमा व्यिसाय की अपेक्षा (सजलजसटेिन) के जलए अहशताप्राप्त व्यजियों के अहशता और प्रजिक्षण प्रमाणपत्र, एिं प्रत्येक जित्तीय ििश के जलए जिक्रेता-िार व्यिसाय का जििरण; अन्य सरकारी और कर प्राजधकाठरयों के साथ पत्र-व्यिहार; मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती के द्वारा और उसके जिरुद्ध फाइल दकये गये सभी लंजबत मामलों की सूची; सभी कमशचाठरयों को जारी दकये गये जनयुजि पत्रों और उनमें दकये गये पठरितशनों का अजभलेख; नकदी बही और संजितरण बही, समथशक दस्ट्तािेजों के साथ; सभी जनिेिों, अन्य आजस्ट्तयों, ऋणों और अजग्रमों का अजभलेख; प्रत्येक ददन कायाशलय में उपजस्ट्थत होनेिाले कमशचाठरयों को जनर्ददष्ट करते हुए दकसी भी रूप में स्ट्टाफ की उपजस्ट्थजत दिाशनेिाला सभी कायाशलयों का अजभलेख; प्रत्येक लेनदेन के अंतगशत प्राप्त कमीिन अथिा पाठरश्रजमक अथिा प्रजतफलों का अजभलेख, तदनुरूपी बीजकों और भुगतान िाउचरों के साथ; [भागIII—खण् ड 4] भारत का राजपत्र : असाधारण 11 खोले गये, बंद दकये गये अथिा नये स्ट्थान पर रखे गये कायाशलयों का अजभलेख, सभी संबंजधत दस्ट्तािेजों और अनुमोदनों के साथ; जबलों के साथ, बीमा व्यिसाय की अपेक्षा (सजलजसटेिन) के जलए प्रयुि सभी फोन नंबरों का अजभलेख। भाग – III बीमाकताशओं, मध्यिर्ततयों और बीमा मध्यिर्ततयों के जलए लागू सामान्य उपबंध 22. इन जिजनयमों के अनुसार अनुरजक्षत की जानेिाली सूचना के `न्यूनतम सूचना’ होते हुए, बीमाकताश, मध्यिती और बीमा मध्यिती से प्रत्याजित है दक िे जो जिजिष्ट कायश करते हैं, उसके संबंध में समस्ट्त संबंजधत सूचना, प्रलेखीकरण, और संबंजधत कागज-पत्रों का अनुरक्षण करें। इसके अजतठरि, प्राजधकरण समय-समय पर अपेजक्षत रूप में बीमाकताशओं, मध्यिर्ततयों और बीमा मध्यिर्ततयों द्वारा अनुरजक्षत की जानेिाली अजतठरि सूचना जिजनर्ददष्ट कर सकता है। 23. जााँच और अन्य सत्यापनाः बीमाकताशओं, मध्यिर्ततयों और बीमा मध्यिर्ततयों द्वारा अनुरजक्षत सूचना, डेटा और दस्ट्तािेजों का समाधान जहााँ भी संगत हो िहााँ लेखा-परीजक्षत जित्तीय आंकड़ों के साथ एिं अन्य प्रयोज्य जिजधयों और जिजनयमों की अपेक्षाओं के अनुसार दकया जाएगा। सूचना का अनुरक्षण भौजतक रूप में अथिा इलेक्ट्राजनक रूप में दकया जा सकता है तथा प्राजधकरण द्वारा प्राजधकृत व्यजियों को उि सूचना तक प्रिेि ददया जाएगा। 24. अजभलेखों के अनुरक्षण के संबंध में बोडश द्वारा अनुमोददत नीजताः बीमाकताश, मध्यिती और बीमा मध्यिती स्ट्िरूप, महत्ि, व्यिसाय की आिश्यकताओाँ और अन्य प्रयोज्य कानूनी आिश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए दोनों भौजतक और इलेक्ट्राजनक रूप में अजभलेखों के अनुरक्षण तथा पुराने अजभलेखों को नष्ट करने के संबंध में अपने बोडश द्वारा अनुमोददत उपयुि नीजत लागू करेंगे। बिते दक जिजनयम 12 में जिजनर्ददष्ट अजभलेखों को छोड़कर अन्य अजभलेख जनम्नजलखत से 10 ििश की न्यूनतम अिजध के जलए अथिा प्रयोज्य ितशमान जिजधक आिश्यकताओं, यदद कोई हों, जो भी बाद में हो, के अनुसार अनुरजक्षत दकये जाएाँगेाः संबंजधत अजभलेखों में अंजतम लेनदेन की तारीख से, अथिा पाजलसी की समाजप्त की तारीख से। 25. कठिनाइयों का दूरीकरणाः इन जिजनयमों के प्रयोग अथिा इनके अथश जनणशय में दकसी भी कठिनाई को दूर करने के जलए प्राजधकरण का अध्यक्ष पठरपत्रों के रूप में स्ट्पष्टीकरण, जनदेि, अथिा ददिाजनदेि जारी कर सकता है। डॉ. सुभाि सी. खुंठटआ, अध्यक्ष [जिज्ञापन-III/4/असा./376/2020] INSURANCE REGULATORY AND DEVELOPMENT AUTHORITY OF INDIA NOTIFICATION Hyderabad, the 23rd November, 2020 Insurance Regulatory and Development Authority of India (Minimum Information Required for Investigation and Inspection) Regulations, 2020 F. No. IRDAI/Reg/3/169/2020.—In exercise of the powers conferred by sub-section (7) of Sections 33 and clause (j) of sub-section (2) of 114A of the Insurance Act, 1938 (4 of 1938) read with Sections 14 and 26 of the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 (41 of 1999), the Authority in consultation with the Insurance Advisory Committee, hereby makes the following regulations, namely: 1. Short Title, Commencement & Applicability: a. These Regulations may be called Insurance Regulatory and Development Authority of India (Minimum Information Required for Investigation and Inspection) Regulations, 2020. 12 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] b. These Regulations shall come into force after six months from the date of its publication in the official Gazette of the Government of India. c. Unless otherwise mentioned herein, these Regulations are applicable to all Insurers and Intermediaries or Insurance Intermediaries, as defined under the Act or IRDA Act, 1999, for the purpose of investigation and inspection by the Authority. 2. Objective: The objective of these regulations is to specify minimum information required to be maintained by insurer, intermediary or insurance intermediary, so as to enable the investigating officer to discharge satisfactorily his or her functions under section 33 of the Insurance Act, 1938. 3. Definitions: In these Regulations, unless the context otherwise requires, - a. “Act” means the Insurance Act, 1938 (4 of 1938) as amended from time to time; b. “Authority” means the Insurance Regulatory and Development Authority of India established under sub- section (1) of Section 3 of the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 (41 of 1999); c. “Electronic Form” means the form as defined in Section 2(1)(r) of the Information Technology Act, 2000 as amended from time to time; d. “Investigating Officer” means any person directed by the Authority under Section 33 of the Act to investigate or inspect the affairs of any insurer or intermediary or insurance intermediary, as the case may be; e. “Minimum Information” means information which are required to be maintained by the insurers or intermediaries or insurance intermediaries as specified by these Regulations; f. “Specified” means specified by the Authority from time to time, by issue of Circulars, Guidelines or Instructions for the purpose of these Regulations; g. “Record” includes the information maintained either in physical form or electronic form or both; h. All words or expressions used and not defined in this regulation but defined in the Insurance Act, 1938 or the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 (IRDA Act, 1999) or Rules or Regulations made thereunder or any other applicable Acts shall have the same meaning respectively assigned to them in those Acts, Rules or Regulations as amended from time to time. PART- I PROVISIONS APPLICABLE TO ALL INSURERS 4. Every insurer shall maintain at their principal place of business in India: a. all records, information, data, documents, books or registers required to be maintained by them under the extant provisions of the Act, Rules, Regulations, Guidelines, Circulars or Directions applicable to the insurers and provisions of any other law, as applicable to its business, and b. the items of information specified in Regulations (5) to (16), as applicable to their business: Provided that where it is not convenient or practicable to maintain any item of information in full detail at such principal place of business, it may be maintained at the branches or other offices in such a way that each such branch or office maintains only the relevant part of the information applicable to its working. Provided further that an insurer carrying on solely reinsurance business shall be deemed to have complied with the provisions of Regulations (5) to (16), if the information required to be maintained under those Regulations is readily available from the records of such insurer. Provided further that, if the information, as required in regulations (5) to (16), is readily available from the records, a separate record under those Regulations need not be maintained. 5. The following items of information shall be maintained by the insurers in respect of each class or sub-class of insurance business, as may be applicable to such business, namely: a. A record of all proposals for insurance received, stating - (i) proposal number; (ii) date when the proposal is signed by the proposer; (iii) date of receipt of proposal; (iv) name and code of the insurance agent or insurance intermediary or staff of insurer, as applicable, who has sourced the proposal; (v) date and amount of receipt of proposal deposit; (vi) mode of payment of proposal deposit such as cash, cheque, DD or otherwise; (vii) office of the insurer where the proposal is received; (viii) address of the insured(s) including pin code; (ix) phone or mobile number, where available; (x) e-mail id for all policies issued in electronic form and for other policies, where available; (xi) bank details; (xii) nominee and relationship with the insured; (xiii) appointee details, if the nominee is a minor, and (xiv) details of the risks proposed to cover. [भागIII—खण् ड 4] भारत का राजपत्र : असाधारण 13 b. A record of cover-notes issued specifying - (i) the identification number; (ii) name of party; (iii) dates of commencement and where applicable expiry of risk; (iv) type of cover granted with cross-reference to the relevant policy, and (v) the amount of premium or other money received: Provided that if duplicate copies of cover-notes are maintained in serial order, the requirement of this provision shall be deemed to have been complied with. c. A record of policies, which shall be serially numbered, listing all policies issued, entered in a chronological order stating - (i) the number of the policy; (ii) name of the insured(s) and proposer, if different; (iii) dates of commencement and expiry of the risk; (iv) premium received, cross-reference to the relevant bank guarantee or proposal deposit; (v) nature of risk granted, cross-reference to any cover-note issued prior to the issue of the policy and cross-reference to any endorsement passed subsequent to the issue of the policy; (vi) discounts or loadings, as applicable to the policy; (vii) date of adjustment of proposal deposit to premium; (viii) date of dispatch of policy document; (ix) date of receipt of policy document by the insured or proposer, as applicable; (x) Net Asset Value (NAV) applied; (xi) date of NAV applied; (xii) number of units allotted; (xiii) charges levied, in case of linked policies, and (xiv) details of risks covered: Provided that a serially filed collection of duplicate copies of policies issued shall be deemed sufficient compliance with the requirement, if they are serially numbered and all the relevant information specified in this regulation are entered therein. d. In respect of group insurance business, additional record of items stating - (i) group type like employer- employee or non-employer-employee; (ii) group size; (iii) free cover limit applied to the group; (iv) rating factors considered; (v) certificate of insurance numbers issued to the members of the group; (vi) date of remittance of premium by the group master policy holder to the insurer with respect to each certificate of insurance issued, and (vii) date of collection of premium from each member of the group by the insurer, if collected directly. e. In respect of insurer transacting reinsurance business, a record of items stating - (i) unique identification number of the reinsurer; (ii) type of reinsurance arrangement; (iii) lines of business written; (iv) signed lines; (v) name of the leader in the reinsurance arrangement and the corresponding followers with respect to the reinsurance arrangements, if any; (vi) name of the Indian reinsurance broker, if utilized and the name of the foreign reinsurance broker, if utilized; (vii) ceding commission received or paid under each transaction; (viii) profit commission received or paid under each transaction; (ix) any other payments other than claims received or paid and percentage of such payments to the corresponding premiums; (x) rating of the reinsurer to whom business is ceded; (xi) brokerage percentage and amount; (xii) date of payment of premium for reinsurance ceded; (xiii) date of receipt of reinsurance premium by the broker for inward reinsurance and corresponding date of receipt of such premium by the insurer, and (xiv) reinsurance premium paid or received. f. A record of premiums showing, according to chronological order of receipt of premiums received - (i) date of receipt of the amount; (ii) the amount of premium received; (iii) name and contact details of the party from whom the premium is received and with cross-reference to policy number or to any other relevant document showing the occasion for the payment of such premium, and (iv) date of collection of the premium and the corresponding date of remittance of such premium by agent or intermediary or third party service provider to the insurer. g. A record of endorsements mentioning (i) the policy number to which it is attached to; (ii) dates of commencement and expiry of the endorsements; (iii) the types of endorsement, and (iv) the additional premium charged or refund of premium due, and cross reference to the premium register: Provided that serially filed duplicate copies of endorsements shall be deemed to comply with this requirement if they are serially numbered and each copy contains information about the policy number of the policy to which it is attached. h. A record of bank guarantees and deposits giving (i) particulars of party; (ii) amount; (iii) expiry date; (iv) validity period, and (v) other conditions of bank guarantee or deposit and with cross-reference to the relevant policy or policies. i. A record of all claims intimated mentioning: i. (i) names of the claimant with cross-reference to the respective policy number(s); (ii) date and mode of intimation of claim; (iii) date of registration of claim; (iv) peril or contingency covered; (v) nature and cause of the loss or damage; (vi) provisional estimate of loss and subsequent updates; (vii) date of settlement and amount at which claim is settled; (viii) recoveries from salvage or otherwise; (ix) whether the claim is surveyed or investigated; (x) name of the surveyor or investigator; (xi) claim estimate by surveyor or investigator; (xii) date of repudiation of claim if repudiated and reasons for repudiation; 14 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] (xiii) name of the person to whom claim is paid and the relationship with the insured; (xiv) category of heir; (xv) bank rate used for arriving at the penalty along with the date and amount of payment of penalty, and (xvi) details of claims provisions or reserves maintained, and payments made along with audit trail. ii. For unit linked policies, additional records giving – (i) a record of Net Asset Value applied; (ii) date(s) of NAV applied; (iii) number of units redeemed, type of charges levied and the corresponding amounts, and (iv) amount of partial withdrawals. iii. For health insurance policies, additional records giving all applicable hospital records and details of claims processed by the third party administrator involved. iv. For group insurance policies, additional records giving – (i) name of the person to whom claim is paid and relationship with the insured group member; (ii) details of persons intimating the claim; (iii) where payment is facilitated through the group master policyholder - the date of receipt of cheque or demand draft by master policyholder; (iv) date of receipt of cheque or Demand Draft or electronic credit by the beneficiary; (v) date of claim payment by the insurer directly to the insured group member or the beneficiary, as applicable and the corresponding claims amounts paid; (vi) if partial payment is made to the group master policyholder, date of such partial payment and amount of such partial payment, with cross reference to the corresponding loan outstanding statements; (vii) authorized assignment form, and (viii) date and corresponding balance amount of partial payments, if any paid to the claimant of group member. v. For reinsurance business, additional records giving – (i) type of reinsurance arrangement; (ii) share of insurer in total reinsurance; (iii) name of the reinsurer or leader in the reinsurance arrangement and followers, as applicable; (iv) name of the Indian reinsurance broker, if utilized; (v) name of the foreign reinsurance broker, if utilized; (vi) date of approval of claim by the reinsurer or lead reinsurer, as applicable; (vii) date of receipt, currency, amount of reinsurance claim received for reinsurance ceded, and (viii) date of payment, currency and amount of reinsurance claim made for inward reinsurance. 6. The following items of information shall be maintained, as applicable, for the business of the insurer as a whole, namely: a. A record of insurance agents, giving in respect of each agent, (i) name; (ii) address; (iii) particulars of agent’s registration held, and (iv) date of appointment and date of termination of appointment, if any; b. A record of all insurance intermediaries tied up or otherwise with the insurer giving in respect of each insurance intermediary, specified person, broker qualified person, telemarketer, authorized verifier – (i) name; (ii) address; (iii) IRDAI licence/registration number; (iv) particulars of licence/registration held and (v) date of appointment, and date of termination of appointment, if any; c. A record of insurance agents and insurance intermediaries, giving - (i) particulars of business procured by each person; (ii) the amount of premium received on such business; (iii) amount of total commission paid thereon; (iv) bonus commission paid, if any; (v) rewards paid in any form, and (vi) any other remuneration paid; d. A record of all salaried field workers, showing – (i) name; (ii) employee identification number; (iii) address; (iv) date of appointment and date of termination of appointment, if any; (v) present designation; (vi) present salary, perks, allowances and any other benefits; (vii) taxes and related papers, and (viii) business expected from them and actual business written by them with cross-reference to appointment letter and date of termination, if any; e. A record of employees including employees on contract basis, excluding salaried field workers, showing - (i) name; (ii) employee identification number; (iii) date of appointment; (iv) present designation, and (v) present salary, perks, allowances, any other benefits, taxes and related papers with cross-reference to appointment letter and date of termination, if any; f. A record of appointment letters issued to all agents, consultants, members of the staff along with changes therein; g. A record of duplicate copies of appointment letters, if issued, to the agents, consultants and members of the staff along with changes, therein; h. Cash book and disbursement book with supporting documents; i. A record of investments giving separately for immovable property, securities and scripts, loans on mortgages and other loans, particulars of all the investments held and showing the changes occurring therein from time to time; [भागIII—खण् ड 4] भारत का राजपत्र : असाधारण 15 j. A record of other assets, such as (i) deposits; (ii) amounts due; (iii) sundry debtors; (iv) furniture and fixtures; (v) stationery; (vi) cash in hand, and (vii) cash with banks: Provided that in respect of cash in hand and with banks the requirements of this clause shall be deemed to be complied with if the information about the amount of such cash is readily available from the cash book or other records. 7. Every insurer shall maintain (i) all agreements with outsourcing entities, agents, insurance intermediaries, hospitals, and others for solicitation or servicing of insurance business or training or for any other purpose; (ii) cost benefit analysis of the arrangements; (iii) details of the vendor; (iv) activity involved; (v) date of agreement; (vi) validity period of the agreement; (vii) terms of payment and fee or charges agreed to; (viii) the details of payments made along with invoices and receipts, and (ix) documents required to establish arm’s length pricing for transactions with related parties or group entities of the insurer or insurance intermediaries, if any. 8. Every insurer shall obtain and maintain a legally valid receipt for every payment made and issue a legally valid receipt for every payment received and shall maintain the invoices and receipts filed in a systematic manner either chronologically or in some other convenient order. 9. Every insurer shall, in respect of any payment made to an employee or other person on account of travelling expenses, maintain a record showing (i) full details of the journey performed; (ii) purpose of the journey; (iii) details of the fares paid, and (iv) allowances granted. 10. Every office of an insurer shall maintain proper records of attendance, in any form, of staff indicating employees who attend the office each day. 11. Every office of an insurer issuing any documents used for evidencing of the assumption of risk shall ensure that such documents are serially numbered, shall maintain a record of the serial numbers of the forms of documents issued to each person, and shall maintain a proper check to verify that all the forms and documents issued are properly accounted for. 12. Every insurer shall retain all the documents relating to claims settled, including copies of any survey, investigation or loss assessment reports connected therewith: - a. in respect of every loss or damage on which a claim of less than Rs.1,00,000 has been made, for a period of three years; b. in respect of every loss or damage on which a claim of Rs.1,00,000 or more but less than Rs.10 lakhs has been made, for a period of five years; c. in respect of every loss or damage on which a claim of Rs.10 lakhs or more but less than Rs.20 lakhs has been made, for a period of seven years; and d. in respect of every loss or damage on which a claim of Rs.20 lakhs or more has been made, for a period of twelve years. Such period being counted from the date on which the claim is settled. 13. Every insurer shall maintain a record setting out (i) names of each insurance or reinsurance company with which it has entered into any reinsurance arrangement; (ii) signed reinsurance treaties and facultative placements relating to the reinsurance arrangements ceded or accepted from any of its offices in India with cross-reference to the details of the terms on which the reinsurance treaties/arrangements have been entered into; date of commencement of risk, date of termination of risk; (iii) ratings of the reinsurer; (iv) date of acceptance by the reinsurer with respect to placement of risk, and (v) reconciliation of balance of amounts payable or receivable under each transaction of the reinsurance arrangement. 14. Every insurer shall maintain a record setting out – (i) the names of leader and all followers for each coinsurance arrangement; (ii) signed coinsurance agreements, if entered into coinsurance agreements, with cross-reference to the terms on which the coinsurance arrangements have been entered into, date of commencement of risk, date of termination of risk; (iii) coinsurance premium paid or received under each transaction; (iv) commissions paid or received under each transaction; (v) claims paid or received under each transaction, and (vi) reconciliation of balance of amounts payable or receivable under each transaction of the coinsurance arrangement. 15. Every insurer shall maintain the following accounts in its ledgers, under each transaction, with respect to reinsurance and coinsurance, as applicable, namely: - a. Accepted Account; b. Commission Paid Account; c. Claims Payable Account; 16 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] d. Claims Paid Account; e. Ceded Account; f. Commission Received Account; g. Claims Recoverable Account; h. Claims Recovered Account. Provided that, an insurer shall be deemed to have complied with this sub-regulation if the information required is otherwise readily available from the existing books and accounts of the insurer. 16. Every insurer shall maintain the records with respect to the following documents: a. (i) R1, and R2 applications; (ii) certificate of registration issued by the Authority; (iii) shareholders’ agreements, and (iv) other documents submitted to the Authority for registration of the company and the correspondence with the Authority thereof; b. (i) Organization Charts; (ii) Beneficial Owners; (iii) Affiliates; (iv) Group Companies, and (v) Subsidiaries as per applicable laws, Regulations and Guidelines; c. (i) Copies of the minutes of the meetings of all internal committees reporting to the Board; (ii) Reports submitted by such internal committees, and (iii) Action taken reports of all decisions with reference to each meeting; d. (i) Board approved policy for each of the function of the insurer, as applicable under various Acts, Regulations and Guidelines from time to time, and (ii) Standard Operating Procedures and implementation manuals with respect to the Board approved policy for each function of the company along with details of delegation of authority at each level; e. Correspondence with other Government and Tax Authorities; f. List of all pending cases filed by and against the insurance company. PART- II PROVISIONS APPLICABLE TO INTERMEDIARIES & INSURANCE INTERMEDIARIES 17. Every intermediary or insurance intermediary shall maintain at their principal place of business in India: a. all records, information, data, documents, books or registers required to be maintained by them under the extant provisions of the Act, Rules, Regulations, Guidelines, Circulars or Directions applicable to the intermediaries and provisions of any other law, as applicable to its business, and b. the items of information specified in Regulations (18) to (21), as applicable to their business. Provided that where it is not convenient or practicable to maintain any item of information in full detail at such principal place of business, it may be maintained at the branches or other offices in such a way that each such branch or office maintains the relevant part of the information applicable to its working. Provided further that, if the information, as required in regulations (18) to (21), is readily available from the records, a separate record under those regulations need not be maintained. 18. Every insurance intermediary shall maintain, records specified in this Regulation, as may be applicable to their business: a. A record of all employees showing - (i) the name and address; (ii) employee identification number; (iii) date of appointment; (iv) date of termination, if any; (v) present designation; (vi) present salary, perks, allowances and any other benefits; (vii) taxes and related papers; (viii) business expected from them and actual business written by them with cross-reference to appointment letter and date of termination, if any; (ix) licence/registration number and licence/registration validity period; (x) date of certificate of training completion, if required along with the date of passing the test; (xi) dates of renewal training in case of employees qualified for solicitation of insurance business and (xii) name of the branch or office where posted. b. A record of policies solicited with respect to new business giving - (i) proposal number; (ii) policy number; (iii) line of business; (iv) name of the insurer; (v) name of the proposer; (vi) name of the life assured; (vii) address of the life assured; (viii) sum assured or sum insured; (ix) date of receipt of proposal; (x) office where the proposal is received; (xi) date of receipt and amount of premium, if authorized by the insurer to collect the premium, with cross-reference to the proposal form or policy; (xii) receipt of premium acknowledgement number; (xiii) mode of receipt of premium either in cash, cheque or otherwise; (xiv) date of remitting the premium to the insurer; (xv) date of submission of proposal forms to the insurer; (xvi) date of [भागIII—खण् ड 4] भारत का राजपत्र : असाधारण 17 commencement of risk; (xvii) date of expiry of risk; (xviii) details of policies in force and lapsed of the insured previously solicited by the intermediary; (xix) name of the person who sourced the policy and the distribution channel; (xx) name of the telecaller; (xxi) name of authorized verifier; (xxii) name of the telemarketer in case of business sourced through telemarketing mode, and (xxiii) name of the co-broker and his share in co-broking, if any. c. A record of policies solicited with respect to renewal business giving - (i) due date of premium and date of renewal intimation sent by the intermediary with cross-reference to the policy number; (ii) previous policy number, if any; (iii) date of receipt and amount of renewal premium, if authorized by the insurer to collect the premium; (iv) office, where the premium is received; (v) mode of receipt of premium either in cash, cheque or otherwise, and (vi) date of remittance of renewal premium to the insurer. d. A record of claims, if serviced and processed through the insurance intermediary, giving - (i) policy number; (ii) claim number with cross-reference to the respective policy; (iii) name of the insurer; (iv) name of the insured and claimant; (v) date of receipt of loss intimation; (vi) date of loss; (vii) cause of loss; (viii) sum insured or sum assured and claim amount reported; (ix) date of forwarding claim intimation to the insurer; (x) documents collected in support of claim; (xi) correspondence exchanged in respect of claim with insurer and claimant; (xii) date of claim payment, and (xiii) amount of claim paid. e. A record of claims, surveyed by the insurance intermediary, giving - (i) date of intimation of claim; (ii) peril or contingency covered; (iii) nature and cause of the loss or damage; (iv) date of appointment of surveyor; (v) date of survey conducted; (vi) name and license number of the surveyor, who conducted the survey; (vii) date of allotment of survey to surveyor; (viii) date of submission of the report by surveyor, and (ix) claim estimate by surveyor. f. A record of claims, in case the claim is serviced and processed through third party administrators, giving - (i) name of network provider or hospital; (ii) claim type i.e., cashless or reimbursement; (iii) date and time of cashless request raised; (iv) date and time of approval or denial of cashless authorization; (v) details of admissible and inadmissible amounts; (vi) discounts offered by hospitals or network providers; (vii) date and time when the processed claim is referred by third party administrator to the insurer for decision, and (viii) date of decision of the insurer. g. A record of details of solicitation with respect to reinsurance business giving - (i) date of receipt and amount of reinsurance premium; (ii) currency in which the premium is received; (iii) name of the direct insurer and address; (iv) name of the reinsurer and address; (v) names of the foreign brokers, if utilized and their address; (vi) location of risk; (vii) treaty type; (viii) date of treaty; (ix) date of transfer of premium to reinsurer; (x) rating of the reinsurer and name of the rating agency; (xi) unique identification number of the reinsurer involved; (xii) amount of commission or remuneration received under each transaction; (xiii) date of receipt of commission or remuneration; (xiv) shares of the co-brokers, and (xv) reinsurance bank account details. h. A record of claims with respect to the reinsurance business solicited giving - (i) amount of claim received with cross reference to the name of the reinsurer and the name of the direct insurer, involved; (ii) nature and cause of the loss or damage; (iii) currency in which amount received; (iv) date of receipt of claim amount from reinsurer; (v) date of transfer of claim amount to direct insurer; (vi) currency in which amount is transferred to direct insurer, and (vii) reinsurance bank account details. i. A record of grievances and complaints with details such as (i) policy number; (ii) name of the insurer; (iii) details of the insurance policy with cross reference to the person solicited the policy; (iv) name of the complainant; (v) date of receipt of grievance; (vi) category of grievance; (vii) mode of receipt of grievance such as : telephone, website, letter or otherwise; (viii) brief description of grievance; (ix) date of acknowledgement of grievance; (x) date of resolution, if resolved by the insurance intermediary; (xi) date of forwarding the complaint to insurer, if the same cannot be resolved by the insurance intermediary, and (xii) date of resolution by the insurer. 19. Every intermediary or insurance intermediary shall maintain - (i) all agreements with outsourcing entities, insurers, other insurance intermediaries, hospitals, and others for solicitation or servicing of insurance business or training or for any other purpose; (ii) cost benefit analysis of the arrangements; (iii) details of the vendor; (iv) activity involved; (v) date of agreement; (vi) validity period of the agreement; (vii) terms of payment and fee or charges agreed to; (viii) the details of payments made along with invoices and receipts, and (ix) the documents required to establish arm’s length transactions with related parties or group entities of the insurance intermediary or the insurers, if any. 20. Every intermediary or insurance intermediary shall obtain and maintain a legally valid receipt for every payment made and issue a legally valid receipt for every payment received and shall maintain the invoices and receipts in respect of every such payments, filed in a systematic manner either chronologically or in some other convenient order. 18 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] 21. Every intermediary or insurance intermediary shall maintain the records with respect to the following documents: a. Original intermediary licence or registration and renewal licence or registration including the applications and other correspondence with the Authority; b. (i) Organization Charts; (ii) Beneficial Owners; (iii) Affiliates; (iv) Group Companies, and (v) Subsidiaries as per applicable laws, Regulations and Guidelines; c. Standard Operating Manuals for all functions; d. Qualification and training certificates of persons qualified for solicitation of insurance business, and sales person-wise business details for each financial year; e. Correspondence with other Government and Tax Authorities; f. List of all pending cases filed by and against the intermediary or insurance intermediary; g. A record of appointment letters issued to all employees and changes therein; h. Cash book and disbursement book with supporting documents; i. A record of all investments, other assets, loans and advances; j. A record of all offices showing attendance, in any form, of staff indicating employees who attend the office each day; k. A record of commission or remuneration or rewards or any other amounts received under each transaction along with corresponding invoices and payment vouchers; l. A record of offices opened, closed or relocated along with all relevant documents and approvals; m. A record of all phone numbers used for solicitation of insurance business along with the bills. PART- III COMMON PROVISIONS APPLICABLE TO INSURERS, INTERMEDIARIES & INSURANCE INTERMEDIARIES 22. The information to be maintained in terms of these Regulations being the ‘minimum information’, the insurer, intermediary and insurance intermediary are expected to maintain all the relevant information, documentation, and related papers with respect to the specific function which it carries. In addition, the Authority may specify additional information to be maintained by the insurers, intermediaries and insurance intermediaries as may be required from time to time. 23. Checks and Other Verifications: The information, data and documents maintained by the insurers, intermediaries and insurance intermediaries shall be reconciled with the audited financials, wherever relevant, and requirements of other applicable Laws and Regulations. The information may be maintained either in physical form or electronic form and access shall be given to the persons authorized by the Authority. 24. Board Approved Policy on Record Maintenance: The insurers, intermediaries and insurance intermediaries shall put in place appropriate policy, approved by their Boards, on maintenance of records and destruction of old records, both physical and electronic form, considering the nature, importance, business needs and other applicable legal requirements. Provided, the records, other than those specified under Regulation 12, shall be maintained either for a minimum period of 10 years or as per the extant legal requirements, if any, applicable, whichever is later: (a) from the date of last transaction on the respective records, or (b) from the date of expiry of the policy. 25. Removal of Difficulties: In order to remove any difficulties in the application or interpretation of these Regulations, the Chairperson of the Authority may issue clarifications, directions, or guidelines in the form of circulars. DR. SUBHASH C. KHUNTIA, Chairman [ADVT.-III/4/Exty./376/2020] Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054. MANOJ KUMAR VERMA Digitally signed by MANOJ KUMAR VERMA Date: 2020.11.24 20:47:33 +05'30'