IRDAI (Outsourcing of activities by Indian Insurers) Regulations, 2017

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2945 GI/2017 (1) jftLVªh laö Mhö ,yö&33004@99 REGD. NO. D. L.-33004/99 vlk/kj.k EXTRAORDINARY Hkkx III—[k.M 4 PART III—Section 4 izkf/dkj ls izdkf'kr PUBLISHED BY AUTHORITY la - 184] ubZ fnYyh] ' kqØ okj ] ebZ 5 ] 201 7 @ oS 'k k[k 1 5 ] 193 9 No. 184] NEW DELHI, FRIDAY, MAY 5, 2017/VAISAKHA 15, 1939 भारतीय बीमा विवनयामक और विकास प्रावधकरण ऄवधसूचना हैदराबाद, 20 ऄप्रैल, 2017 भारतीय बीमा विवनयामक और विकास प्रावधकरण (भारतीय बीमाकतााओं द्वारा कायाकलापों का बाह्यस्रोतीकरण) विवनयम, 2017 फा. सं. भा.बी.वि.वि.प्रा./विवनयम/5/142/2017.—बीमा ऄवधवनयम, 1938 की धारा 114ए (2) (जेडडी) तथा बीमा विवनयामक और विकास प्रावधकरण ऄवधवनय़म, 1999 की धारा 26 के साथ पठठत धारा 14 (2)(इ) द्वारा प्रदत्त शवियों का प्रयोग करते हुए एिं बीमा सलाहकार सवमवत के साथ परामशा करने के ईपरांत, प्रावधकरण एतद्द्वारा वनम्नवलवखत विवनयम बनाता है, ऄथाात् :— 1. संविप्त नाम और प्रारंभ— (i) ये विवनयम भारतीय बीमा विवनयामक और विकास प्रावधकरण (भारतीय बीमाकतााओं द्वारा कायाकलापों का बाह्यस्रोतीकरण) विवनयम, 2017 के नाम से जाने जाएँगे । (ii) ये विवनयम सरकारी राजपत्र में आनकी ऄवधसूचना की तारीख को प्रिृत्त होंगे तथा आस संबंध में ददनांक 01.02.2011 के संदभाः अइअरडीए/ जीिन/ सीअइअर/ जीएलडी/013/02 /2011 के ऄनुसार जारी दकये गये ददशावनदेशों और आस संबंध में जारी दकये गये दकन्हीं भी स्पष्टीकरण पठरपत्रों का ऄवधक्रमण करेंगे। 2. प्रयोज्यता (i) ये विवनयम पुनबीमा व्यिसाय में लगे हुए बीमाकतााओं को छोड़कर भारतीय बीमा विवनयामक और विकास प्रावधकरण के पास पंजीकृत सभी बीमाकतााओं पर लागू हैं। यदद कोइ बीमाकताा प्रत्यि बीमा और पुनबीमा व्यिसाय दोनों में लगा है, तो ये विवनयम केिल आस प्रकार के प्रत्यि बीमा व्यिसाय के संबंध में लागू हैं। (ii) ये विवनयम भारत में ऄथिा भारत के बाहर वस्थत दकसी बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोर्ससग) सेिा प्रदाता के साथ बीमाकताा के द्वारा की गइ बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओं पर लागू हैं। 2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] 3. ईद्देश्य (i) यह सुवनवित करना दक नकारात्मक प्रणालीगत प्रभाि को रोकने और पॉवलसीधारकों के वहतों का संरिण करने के ईद्देश्य से बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोर्ससग) से ईत्पन्न होनेिाले जोवखमों के प्रबंध के संबंध में बीमाकताा वििेकपूणा प्रथाओं का ऄनुसरण करें। (ii) बीमाकतााओं द्वारा कायाकलापों के बाह्यस्रोतीकरण के संबंध में प्रभािी पयािेिण तथा पयााप्त समुवचत सािधानी के वलए सुदृढ़ और ऄनुदक्रयाशील प्रबंध प्रथाओं को सुवनवित करना। 4. पठरभाषाएँ (i) आन विवनयमों में, जब तक संदभा से ऄन्यथा ऄपेवित न हो, क) `ऄवधवनयम' से बीमा ऄवधवनयम, 1938 ऄवभप्रेत है; ख) `प्रावधकरण' ऄथिा `अइअरडीएअइ' से अइअरडीए ऄवधवनयम, 1999 की धारा 3 की ईप-धारा 1 के ऄधीन स्थावपत भारतीय बीमा विवनयामक और विकास प्रावधकरण ऄवभप्रेत है; ग) `समूह' से अइअरडीएअइ (वनिेश) विवनयम, 2016 के विवनयम 2(जी) में पठरभावषत रूप में ऄवभप्रेत है; घ) `संबंवधत पिकार' से कंपनी ऄवधवनयम, 2013 की धारा 2 (76) के ऄधीन पठरभावषत रूप में ऄवभप्रेत है; ङ) `बाह्यस्रोतीकरण' (अईटसोर्ससग) आस समय ऄथिा भविष्य में बीमाकताा के द्वारा सामान्य रूप से दकये जानेिाले कायाकलाप वनष्पाददत करने के वलए बीमाकताा द्वारा ऄन्य पिकार की सेिाओं के ईपयोग के रूप में पठरभावषत है, परंतु आसके ऄंतगात ऐसी सेिाएँ शावमल नहीं हैं वजन्हें सामान्य रूप से बीमाकतााओं द्वारा अंतठरक रूप से दकये जाने की ऄपेिा नहीं की जाती, जैसे कानूनी सेिाएँ, बैंककग सेिाएँ, कूठरयर सेिाएँ, डॉक्टरी जाँच, फोरेंवसक विश्लेषण; च) `बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता' से ऄन्य पिकार सेिा प्रदाता ऄवभप्रेत है जो बीमाकतााओं के वलए बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोसा) से संबंवधत सेिाएँ प्रदान करता है ; छ) `बाह्यस्रोतीकरण करार' से बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता द्वारा प्रदान की जानेिाली सेिाओं के वलए शतों की रूपरेखा प्रस्तुत करते हुए बीमाकताा और बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के बीच दकया जानेिाला वलवखत करार ऄवभप्रेत है; ज) `महत्िपूणा बाह्यस्रोतीकरण' से िे बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाएँ ऄवभप्रेत हैं जो ऄनुबंध I में िर्णणत कारकों के अधार पर महत्िपूणा के रूप में वनधााठरत हैं; (ii) आन विवनयमों में प्रयुि और ऄपठरभावषत, परंतु बीमा ऄवधवनयम, 1938, बीमा विवनयामक और विकास प्रावधकरण ऄवधवनयम, 1999 ऄथिा प्रावधकरण के द्वारा जारी दकये गये दकसी भी विवनयम में पठरभावषत सभी शब्दों ऄथिा ऄवभव्यवियों के ऄथा िही होंगे जो ईन संबंवधत विधानों में क्रमशः ईनके वलए वनधााठरत दकये गये हैं। 5. बाह्यस्रोतीकरण से वनवषद्ध कायाकलाप बीमाकतााओं के वलए (i से viii तक) के ऄंतगात ईवललवखत वनम्नवलवखत दकसी भी कायाकलाप का बाह्यस्रोतीकरण करना वनवषद्ध हैः i. वनिेश और संबंवधत काया; ii. वनवध प्रबंधन, एनएिी पठरकलन सवहत; iii. धन-शोधन वनिारण (एएमएल) और ऄपने ग्राहक को जावनए (केिाइसी) का ऄनुपालन; बशते, अइअरडीएअइ एएमएल मास्टर पठरपत्र ददनांक 28 वसतंबर 2015 के खंड 3.1.2 के ऄनुसार ऄन्य पिकार सेिा प्रदाताओं के माध्यम से केिाइसी सत्यापन की ऄनुमवत दी गइ है; III 3 iv. ईत्पाद ऄवभकलपन, सभी बीमांदकक काया और ईद्यम-व्यापी जोवखम प्रबंधन; v. जीिन बीमा में ईत्तरजीविता लाभ के दािों के भुगतान से संबंवधत प्रदक्रयात्मक कायाकलापों को छोड़कर जोवखम-ऄंकन में वनणायन और दािा संबंधी काया; vi. पॉवलसीधारकों की वशकायतों का वनिारण; vii. बीमा एजेंटों तथा सिेिकों, हावन वनधाारकों की वनयुवि करने के वलए वनणाय; viii. विज्ञापनों का ऄनुमोदन करना बशते दक आन विवनयमों में वनवहत दकसी भी बात से यह नहीं समझा जाएगा दक ईसके कारण ईपयुाि कायाकलापों के संबंध में प्रावधकरण द्वारा जारी दकये गये विवनयमों, ददशावनदेशों के ईपबंधों का ईललंघन हो रहा है। 6. पॉवलसी सर्णिससग के वलए सहायक बाह्यस्रोतीकरण कायाकलाप i. यद्यवप पॉवलसी सर्णिससग बीमाकताा के वलए एक ऄवनिाया काया है जो प्रदान की गइ सेिाओं के वलए पूणातः ईत्तरदायी है, ईन कायाकलापों के वलए बाह्यस्रोतीकरण करने की ऄनुमवत है जो पॉवलसीधारक की सर्णिससग में सहायक हैं। ii. जहाँ बीमाकताा द्वारा प्रीवमयमों के संग्रहण का बाह्यस्रोतीकरण दकया जाता है, िहाँ िह आस प्रकार के बाह्यस्रोतीकृत सेिा प्रदाताओं के माध्यम से प्रीवमयमों के संग्रहण के स्थान पर पॉवलसीधारकों को प्रीवमयम की प्रावप्त-स्िीकृवतयाँ जारी करने के वलए कायाविवधयाँ लागू करेगा एिं रसीद जारी करना सुवनवित करेगा । बशता दक जारी की गइ प्रावप्त-स्िीकृवतयों के वलए बीमाकताा ईत्तरदायी बने रहेंगे तथा आस प्रकार की रसीद के ददनांक और समय को दकसी भी बीमा संविदा के ऄंतर्णनवहत लाभों पर विचार करने के वलए वहसाब में वलया जाएगा। 7. वनदेशक बोडों के दावयत्ि आन विवनयमों के ऄंतगात बीमाकताा का वनदेशक मंडल वनम्नवलवखत कायों के वलए ईत्तरदायी होगाः i. वनदेशक मंडल एक बाह्यस्रोतीकरण नीवत का ऄनुमोदन करेगा और ईसे लागू करेगा। वनदेशक मंडल आन विवनयमों के विवनयम 8 के ऄंतगात गठठत बाह्यस्रोतीकरण सवमवत को बाह्यस्रोतीकरण नीवत का ऄनुमोदन करने का ऄवधदेश प्रत्यायोवजत कर सकता है। ईि बाह्यस्रोतीकरण नीवत वनम्नवलवखत को शावमल करेगीः क) डेटा की गोपनीयता, बाह्यस्रोतीकरण संविदाओं के ऄंतगात प्रदत्त सेिाओं की गुणित्ता सवहत, बाह्यस्रोतीकरण में संबद्ध जोवखमों के वनधाारण के वलए ढाँचा ख) बाह्यस्रोतीकृत दकये गये प्रत्येक काया के वलए लागत-लाभ विश्लेषण का वनधाारण करने के वलए मानदंड ग) ऄपेवित सेिाएँ ईपलब्ध कराने के वलए बाह्यस्रोतीकृत सेिा प्रदाता की सामर्थया और िमता सवहत, बाह्यस्रोतीकृत सेिा प्रदाता के मूलयांकन के वलए मागादशी वसद्धांत घ) संघषा प्रबंधन नीवत जो संबंवधत पिकार के लेनदेनों के संबंध में ईपबंधों का पालन सुवनवित करती है, जैसा दक कंपनी ऄवधवनयम, 2013 में पठरकवलपत है ङ) संबद्ध प्रवतफल रावश के ऄनुमोदन, वनधाारण एिं बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओं की वनगरानी एिं बीमाकताा के पदानुक्रम के ऄंदर प्रावधकार के प्रत्यायोजन के वलए प्रबंधन के दावयत्ि को तय करते हुए बाह्यस्रोतीकरण नीवत के कायाान्ियन और समीिा के वलए मानदंड च) महत्िपूणा बाह्यस्रोतीकरण कायाकलापों को छोड़कर ऄन्य कायाकलापों के वलए ऄपेवित समुवचत सािधानी का स्तर ii. बीमाकताा के बाह्यस्रोतीकृत कायाकलापों के सारांश की िार्णषक समीिा तथा समीिा ठरपोटा के अधार पर ईि नीवत में पठरितानों का ऄनुमोदन। 4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] iii. प्रबंधन के प्रमुख व्यवियों से युि एक बाह्यस्रोतीकरण सवमवत का गठन और ईि सवमवत के विचाराथा विषयों की पठरभाषा। iv. बाह्यस्रोतीकरण सवमवत द्वारा बाह्यस्रोतीकरण संविदाओं की िार्णषक समीिा से ईत्पन्न होनेिाले ऄपिजानों, यदद कोइ हों, की समीिा। v. यह सुवनवित करना दक संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओं के साथ बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओं के वलए कीमत-वनधाारण स्िीकृत स्ितंत्र संव्यिहार (अर्मसा लेंग्थ) के वसद्धांतों के ऄनुरूप हो। 8. बाह्यस्रोतीकरण सवमवत बीमाकताा का वनदेशक मंडल एक बाह्यस्रोतीकरण सवमवत का गठन करेगा वजसमें बीमाकताा के प्रबंधन के प्रमुख व्यवि होंगे तथा कम से कम मुख्य जोवखम ऄवधकारी, मुख्य वित्तीय ऄवधकारी और पठरचालन प्रमुख होंगे। बाह्यस्रोतीकरण सवमवत ऄन्य बातों के साथ-साथ वनम्नवलवखत के वलए वजर्ममेदार होगीः i. वनदेशक मंडल द्वारा ऄनुमोददत रूप में बाह्यस्रोतीकरण नीवत का प्रभािी कायाान्ियन; ii. बाह्यस्रोतीकरण के वलए प्रस्तावित कायाकलापों को वनष्पाददत करने के वलए बीमाकताा की अिश्यकता का प्रमाणीकरण करना। आन विवनयमों के ऄनुबंध-II में पठरकवलपत रूप में बाह्यस्रोतीकरण संविदाओं के साथ संबद्ध मुख्य जोवखमों का मूलयांकन करना; iii. बाह्यस्रोतीकरण करनेिाले सेिा प्रदाता के संघटन विलेख के ईद्देश्य खंड के ऄंदर सेिाओं के कायािेत्र का विस्तार; iv. यह सुवनवित करना दक दकसी महत्िपूणा कायाकलाप का बाह्यस्रोतीकरण करने के वनणाय के वलए सभी संबंवधत वििेकपूणा विषयों एिं ऄलपािवध (ईदा. ऄस्थायी सेिा विघटन) और दीघाािवध (ईदा. व्यिसाय की वनरंतरता पर प्रभाि) वनवहताथों को ध्यान में रखते हुए लागत एिं ईत्पन्न होनेिाले जोवखमों के विरुद्ध बाह्यस्रोतीकरण के संभावित लाभों को वहसाब में लेते हुए एक सुदृढ़ व्यािसावयक वस्थवत द्वारा समथान प्राप्त हो; v. यह सुवनवित करना दक बीमाकताा द्वारा की गइ / करने के वलए प्रस्तावित बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओं के वलए ऄनुमोदन वनदेशक मंडल द्वारा ऄनुमोददत बाह्यस्रोतीकरण नीवत के ऄनुसार हो; vi. बाह्यस्रोतीकरण के प्रत्येक सेिा प्रदाता का िार्णषक कायावनष्पादन मूलयांकन तथा ऄपिजानों की सूचना वनदेशक मंडल को देना; vii. वनदेशक मंडल को महत्िपूणा कायाकलापों के साथ संबद्ध जोवखमों से संबंवधत सूचना एक समयबद्ध तरीके से देना; viii. बाह्यस्रोतीकरण नीवत और प्रयोज्य विवधयों, विवनयमों का ऄनुपालन सुवनवित करना; ix. नीवत की िार्णषक समीिा करना और नीवत में पठरितानों की वसफाठरश करते हुए मंडल के ऄनुमोदन के वलए एक ठरपोटा प्रस्तुत करना; 9. महत्िपूणा कायाकलापों के वलए बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाताः कोइ भी बीमाकताा भारत में वनम्नवलवखत को छोड़कर दकसी संस्था को बाह्यस्रोतीकरण के प्रयोजन के वलए बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के रूप में वनयुि नहीं करेगा जहाँ बाह्यस्रोतीकृत कायाकलाप को ऄनुबंध-I के ऄनुसार तथा ऄनुबंध-II के ऄंतगात पठरकवलपत रूप में संबद्ध जोवखमों को ध्यान में रखते हुए महत्िपूणा के रूप में वनधााठरत दकया गया हो। क) कंपनी ऄवधवनयम, 2013 के संबंवधत ईपबंधों के ऄधीन पंजीकृत कंपवनयाँ, ऄथिा ख) सीवमत देयता भागीदारी ऄवधवनयम, 2008 के संबंवधत ईपबंधों के ऄधीन पंजीकृत सीवमत देयता भागीदाठरयाँ, ऄथिा ग) पंजीकृत सहकारी सोसाआठटयाँ जो सहकारी सोसाआटी ऄवधवनयम, 1912 के ऄधीन पंजीकृत हों ऄथिा घ) भारतीय भागीदारी ऄवधवनयम, 1932 के ऄधीन पंजीकृत भागीदारी फमा ऄथिा III 5 ङ) सरकारी-वनजी भागीदारी के ऄंतगात स्थावपत संस्थाएँ जैसे इ-सेिा, इ-वमत्र, सीएससी। च) बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के रूप में काया करने के वलए प्रावधकरण द्वारा ऄनुमोददत की जानेिाली कोइ ऄन्य संस्था। 10. बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाताओं के संबंध में समुवचत सािधानी ऄन्य बातों के साथ-साथ, दकसी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था को तब महत्िपूणा समझा जाएगा यदद दकसी बाह्यस्रोतीकरण संविदा के ऄंतगात ऄनुमावनत िार्णषक व्यय पूिािती वित्तीय िषा के दौरान सभी बाह्यस्रोतीकृत कायाकलापों पर ईपगत कुल व्यय के 5% से ऄवधक होने की संभािना हो। सभी बीमाकताा ऄनुबंध-I में दी गइ रूपरेखा के ऄनुसार महत्ि के वनधाारण के वलए विस्तृत मानदंडों के अधार पर बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था का मूलयांकन करेंगे। महत्िपूणा के रूप में वनधााठरत सभी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाएँ ऄनुबंध-II के ऄंतगात पठरकवलपत जोवखमों के मूलयांकन के ऄधीन होंगी तथा नीचे के (i) और (ii) के ऄनुसार समुवचत सािधानी के ऄधीन होंगी। बीमाकतााओं को चावहए दक िे ऄपने बाह्यस्रोतीकृत कायाकलापों के साथ संबद्ध महत्ि के स्तर पर विचार करें तथा कायाकलापों के विवशष्ट स्िरूप और पठरवस्थवतयों के वलए ईपयुि समझे गये रूप में ऄपनी ईद्यम जोवखम प्रबंध प्रथाओं को कायाावन्ित करें। i. दकसी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था पर विचार करते समय ऄथिा निीकरण करते समय बीमाकताा बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता को ईपयुि समुवचत सािधानी के ऄधीन रखेगा वजसमें ऄन्य बातों के साथ- साथ वनम्नवलवखत शावमल हैं : क) जहाँ बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता कंपनी ऄवधवनवयम, 2013 के ऄधीन पंजीकृत कंपनी है, िहाँ कंपनी की संस्था के बवहर्णनयमों के ईद्देश्यों में बाह्यस्रोतीकरण दकये जानेिाले कायाकलाप सवर्ममवलत दकये जाएँगे। ख) ऄन्य बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के मामले में बाह्यस्रोतीकरण दकये जानेिाले कायाकलाप करने के वलए ईसे समथा बनाते हुए विलेखों ऄथिा ईप-विवधयों में एक खंड होगा। ग) पूिाानुमावनत रूप में बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता का ऄवस्तत्ि, ईससे बाह्यस्रोतीकरण कराने के वलए प्रस्तावित कायाकलाप को करने के वलए ईसकी सिमता और ऄनुभि। घ) बाह्यस्रोतीकरण दकये गये कायाकलाप वनष्पाददत करते समय, पठरकवलपत मानकों को प्रयुि करने के वलए बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की सिमता का वनधाारण करना। ङ) ईसकी सुरिा और अंतठरक वनयंत्रण। च) व्यािसावयक वनरंतरता का प्रबंध। छ) जहाँ अिश्यक समझा जाता हो, िहाँ बीमाकताा ऄपने स्ियं के वनष्कषों का संपूरण करने के वलए सेिा प्रदाता के संबंध में स्ितंत्र समीिाएँ और बाजार की प्रवतसूचना प्राप्त करेंगे। ii. चयन की प्रदक्रया के दौरान की गइ समुवचत सािधानी का प्रलेखीकरण दकया जाना चावहए तथा बाह्यस्रोतीकरण की वनगरानी और वनयंत्रण प्रणाली के भाग के रूप में कम से कम िार्णषक तौर पर ईसका मूलयांकन दकया जाना चावहए। iii. ईि समुवचत सािधानी महत्िपूणा कायाकलापों को छोड़कर ऄन्य कायाकलापों के वलए विवनयम 7(i)(च) में विवनर्ददष्ट रूप में हो सकती है जो दक वनदेशक मंडल द्वारा ऄनुमोददत पावलसी के ऄनुरूप होगा 11. बाह्यस्रोतीकरण करार i. बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाएँ वलवखत करारों के द्वारा वनयंवत्रत की जाएँगी जो यदद अिश्यक हो तो अिवधक निीकरणों के ऄधीन एक विवशष्ट ऄिवध के वलए कानूनी तौर पर बाध्यकारी होंगे वजनमें सभी पिकारों के ऄवधकारों और दावयत्िों सवहत, बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था के सभी महत्िपूणा पहलुओं का स्पष्ट रूप से वििरण होगा। ii. बाह्यस्रोतीकरण संविदाओं में ऄन्य बातों के साथ-साथ नीचे सूचीबद्ध कुछ खंड ऄथिा शतें विद्यमान होंगी, जैसा लागू होः 6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] क) सूचना और अवस्त स्िावमत्ि ऄवधकार, सूचना प्रौद्योवगकी, डेटा सुरिा और गोपनीय सूचना का संरिण ख) दकसी भी चूक के वलए देयता सवहत बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की प्रवतबद्धता के संबंध में ईससे गारंटी ऄथिा िवतपूर्णत ग) बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओं के वलए, जो महत्िपूणा हैं, व्यािसावयक वनरंतरता ईपलब्ध कराने के वलए बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की अकवस्मकता अयोजना घ) सुस्पष्ट खंड दक संविदा न तो बीमाकताा को ऄपने संबंवधत विवनयामक दावयत्ि पूरे करने से और न ही अइअरडीएअइ को बीमाकताा या बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता का वनरीिण करने, जाँच-पड़ताल करने, ईनसे सूचना प्राप्त करने की विवनयामक शवियों का प्रयोग करने से रोकेगी ऄथिा बावधत करेगी ङ) डेटा, अवस्तयों अदद की सुव्यिवस्थत सुपुदागी को विवनर्ददष्ट करते हुए संविदा समापन खंड। iii. बीमाकताा यह सुवनवित करेगा दक बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता बाह्यस्रोतीकृत कायाकलाप का पूणा ऄथिा ऄवधकांश ईप-संविदा पर नहीं देगा। जहाँ अंवशक रूप से ईप-संविदा की ऄनुमवत दी जाती है, िहाँ िह बीमाकताा की पूिा-सहमवत से होगी तथा ऄवतठरि जोवखम जो ईप-संविदा करने के कारण वनकलता है, ईन संभावित कारकों को भी समुवचत सािधानी के समय सवर्ममवलत दकया जाएगा। 12. गोपनीयता और सुरिा i. बीमाकताा आस बात से स्ियं संतुष्ट होगा दक बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की सुरिा नीवतयाँ, कायाविवधयाँ और वनयंत्रण संविदा के समाप्त होने के बाद भी पॉवलसीधारक की सूचना की गोपनीयता और सुरिा का संरिण करने के वलए बीमाकताा को समथा बनाएँगे। ii. यह सुवनवित करना बीमाकताा का दावयत्ि होगा दक बाह्यस्रोतीकरण करारों के ऄंतगात दकसी बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता को ददया गया डेटा ऄथिा सूचना गोपनीय रहेगी। iii. बीमाकताा बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था को प्रकट करने के वलए बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की ओर से दकसी भी कानूनी ऄथिा संविदागत दावयत्िों तथा ईन पठरवस्थवतयों का ध्यान रखेगा वजनके ऄंतगात बीमाकताा के ग्राहक डेटा को प्रकट दकया जा सकता है। बाह्यस्रोतीकरण करार के समापन की वस्थवत में बीमाकताा को यह सुवनवित करना चावहए दक ग्राहक डेटा को संभि सीमा तक सेिा प्रदाता से पुनः प्राप्त कर वलया जाए और सेिा प्रदाता के द्वारा ग्राहक डेटा का अगे कोइ और ईपयोग न दकया जाए। 13. बीमाकताा द्वारा वनरीिण और लेखा-परीिा बीमाकताा बाह्यस्रोतीकरण दकये गये कायाकलाप करते समय बाह्यस्रोतीकरण करार के ऄनुपालन की जाँच करने के वलए अंतठरक लेखा-परीिकों ऄथिा बीमाकताा के द्वारा वनयुि सनदी लेखाकार फमों द्वारा बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाताओं का अिवधक वनरीिण ऄथिा लेखा-परीिा संचावलत करेगा। बीमाकताा की बाह्यस्रोतीकरण सवमवत बाह्यस्रोतीकृत कायाकलाप के साथ संबद्ध जोवखमों का ध्यान रखते हुए अिवधकता और वनरीिण दकये जानेिाले सेिा प्रदाताओं के संबंध में वनणाय कर सकती है। बीमाकताा यह सुवनवित करेगा दक बीमाकताा के द्वारा वनरीिण के वलए समथाक बनानेिाले ईपबंध बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के साथ करार में शावमल दकये जाएँगे। वनरीिण ऄथिा लेखा-परीिा ठरपोटा में यदद कोइ कवमयाँ पाइ जाती हैं तो ईन्हें दूर करने के वलए ईपाय दकये जाएँगे। 14. कानूनी और विवनयामक दावयत्ि i. बीमाकताा यह सुवनवित करेंगे दक बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाएँ, क) पॉवलसीधारकों और अइअरडीएअइ के प्रवत ईनके दावयत्िों को पूरा करने की ईनकी िमता को कम नहीं करेंगी ख) अइअरडीएअइ द्वारा प्रभािी पयािेिण को बावधत नहीं करेंगी ग) ईनके अंतठरक वनयंत्रण, व्यिसाय के संचालन ऄथिा प्रवतष्ठा के संबंध में दकसी संकट ऄथिा दुबालता के रूप में पठरणत नहीं होंगी ii. विवनयम आस बात का विचार दकये वबना लागू होंगे दक बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाएँ बीमाकताा के रूप में एक ही समूह के ऄंदर एक संबद्ध संस्था के साथ की जाती हैं, ऄथिा समूह के बाहर दकसी बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के साथ की जाती हैं ऄथिा ईसके साथ की जाती हैं वजसे ईप-संविदा दी गइ हो। III 7 iii. बाह्यस्रोतीकरण संबंवधत विवध/यों और विवनयमों का पालन करने के वलए बीमाकताा के दावयत्िों तथा ईसके मंडल और िठरष्ठ प्रबंधन के दावयत्िों को कम नहीं करेगा। बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाताओं द्वारा दकये जानेिाले भूल-चूक के सभी कायों के वलए बीमाकताा ऄंततः ईत्तरदायी है। बीमाकताा का दावयत्ि बाह्यस्रोतीकरण के कारण दकसी भी रूप में प्रवतबंवधत ऄथिा सीवमत नहीं दकया जाएगा। iv. बीमाकतााओं द्वारा वनयुि दकये गये सभी बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता बीमा ऄवधवनयम, 1938, अइअरडीए ऄवधवनयम, 1999, ईनके ऄधीन जारी दकये गये वनयमों, विवनयमों और दकन्हीं भी ऄन्य अदेशों के ईपबंधों के ऄधीन हैं। v. बीमा ऄवधवनयम, 1938, अइअरडीए ऄवधवनयम, 1999 तथा ईनके ऄधीन बनाये गये विवनयमों, ददशावनदेशों में की गइ व्यिस्था के ऄनुसार बीमा एजेंटों, ऄन्य पि प्रबंधकों (टीपीए) सवहत बीमा मध्यिर्णतयों, बीमा ठरपोव़िटठरयों और ऄन्य विवनयवमत संस्थाओं के विवनयवमत कायाकलाप बाह्यस्रोतीकरण के रूप में नहीं माने जाते हैं तथा आस कारण से िे आन विवनयमों में सवर्ममवलत नहीं हैं। vi. आन विवनयमों के ऄधीन बीमा एजेंटों, बीमा मध्यिर्णतयों और प्रावधकरण की ऄन्य विवनयवमत संस्थाओं के साथ ईन कायाकलापों को छोड़कर कोइ भी ऄन्य कायाकलाप करने के वलए संविदा नहीं की जाएगी, वजनकी ऄनुमवत ईनका पंजीकरण ऄथिा काया- पद्धवत को वनयंवत्रत करने हेतु समय-समय पर प्रावधकरण के द्वारा ऄवधसूवचत संबंवधत विवनयमों ऄथिा ददशावनदेशों के ऄंतगात दी गइ है। क) बशते दक ये ईपबंध भारतीय ठऱििा बैंक द्वारा विवनयवमत संस्थाओं और डाक-घरों के संबंध में लागू नहीं हैं, जब िे प्रीवमयम की िसूली करने और चेक प्राप्त करने के कायाकलापों में लगाये गये हों। ख) यह भी शता होगी दक ये ईपबंध विशुद्धतः मानदेय के अधार पर प्रवशिण सत्रों में संकाय के रूप में िठरष्ठ एजेंटों को संबद्ध करनेिाले बीमाकताा के वलए लागू नहीं हैं। ग) यह भी शता होगी दक संबंवधत विवनयमों ऄथिा ददशावनदेशों द्वारा, पंजीकृत बीमा ठरपोव़िटठरयों ऄथिा ऄन्य विवनयवमत संस्थाओं को बाह्यस्रोतीकरण के वलए ऄनुमवत-प्राप्त सेिाएँ आन विवनयमों के द्वारा वनयंवत्रत होंगी। vii. प्रावधकरण ऄविवनयवमत संस्थाओं की कुछ श्रेवणयों को विवशष्ट कायाकलापों के बाह्यस्रोतीकरण को ऄनुमवत देने ऄथिा प्रवतबंवधत करने के संबंध में ददशावनदेश जारी कर सकता है। 15. जहाँ बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता बीमाकतााओं ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के संबंवधत पिकार ऄथिा समूह संस्थाएँ हैं, िहाँ ऄनुसरण दकये जानेिाले वसद्धांत बीमाकताा वनम्नवलवखत ऄवतठरि वसद्धांतों का ऄनुपालन सुवनवित करेंगे, जहाँ बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता प्रावधकरण के पास पंजीकृत बीमाकतााओं ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के संबंवधत पिकार ऄथिा समूह संस्थाएँ हों। क) संभावित वहतों के संघषा से बचने के ईद्देश्य से बीमाकताा यह प्रयास करेंगे दक प्रावधकरण के पास पंजीकृत बीमाकतााओं ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओं को सामान्यतः दकसी भी कायाकलाप के बाह्यस्रोतीकरण के वलए वनयुि नहीं दकया जाएगा। ख) बीमाकताा ऐसे दकसी भी कायाकलाप का बाह्यस्रोतीकरण नहीं करेंगे जो बीमाकताा के कायों के साथ ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के कायों के साथ संभावित वहत-संघषा के वलए मागा प्रशस्त करेगा। ग) जहाँ प्रावधकरण के पास पंजीकृत बीमाकतााओं के संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओँ ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओं को दकसी कायाकलाप का बाह्यस्रोतीकरण करना अिश्यक समझा जाता है जो बाह्यस्रोतीकरण का प्रस्ताि करनेिाले बीमाकताा के पास ऄथिा दकसी ऄन्य बीमाकताा के पास काया कर रहे हों, िहाँ संपूणातः समुवचत सािधानी बरती जाएगी तथा बीमाकताा संघषा प्रबंध नीवत के द्वारा अबद्ध होगा जो ईसकी बाह्यस्रोतीकरण नीवत का भाग है और जो पयााप्त दूरी (अर्मसा लेंग्थ) बनाये रखना सुवनवित करती है। घ) बीमाकताा यह सुवनवित करेंगे दक बीमाकताा के संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओं ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओं को बाह्यस्रोतीकरण दकये जानेिाले सभी 8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] कायाकलापों के संबंध में सहमवत-प्राप्त प्रवतफल रावश और ईसके संबंध में अशोधन, यदद कोइ हों, बीमाकताा की बाह्यस्रोतीकरण सवमवत के विवशष्ट ऄनुमोदन के ऄधीन होंगे बशते दक प्रवतफल रावश का वनधाारण करते समय बीमाकतााओं की बाह्यस्रोतीकरण सवमवत मंडल द्वारा ऄनुमोददत बाह्यस्रोतीकरण नीवत और आन विवनयमों के 7(v) में ईवललवखत वसद्धांतों को ध्यान में रखेगी। ङ) यहाँ ईवललवखत संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओं को बाह्यस्रोतीकरण दकये गये सभी कायाकलाप बाह्यस्रोतीकरण करार की तारीख से तीस ददन के ऄंदर प्रावधकरण को सूवचत दकये जाएँगे। च) ईपयुाि (ङ) के संबंध में दकये गये भुगतान विवनयम (21) के ईपबंधों के ऄनुसार प्रावधकरण को ऄलग से सूवचत दकये जाएँगे। छ) यदद कोइ बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता बीमाकताा ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों का संबंवधत पिकार ऄथिा समूह संस्था बन जाता है, तो बीमाकताा ऐसी घटना के बाद 30 ददन के ऄंदर प्रावधकरण को ईि तर्थय की सूचना देगा। ज) जहाँ बीमाकताा का िैयविक बीमा एजेंट बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के प्रिताकों में से एक प्रिताक ऄथिा वनदेशकों में से एक वनदेशक हो, िहाँ आन विवनयमों में विवनर्ददष्ट मानदंडों का पालन दकया जाएगा। 16. अकवस्मकता योजनाएँ i. बीमाकताा पयााप्त अकवस्मकता योजनाएँ स्थावपत करेंगे और ईन्हें बनाये रखेंगे जहाँ बाह्यस्रोतीकृत कायाकलाप महत्िपूणा हो। आनमें अपदा समुत्थान योजनाएँ और िे सहायक (बैकऄप) सुविधाएँ शावमल हैं जो ईवचत रूप से पूिाानुमान करने योग्य घटनाओँ की वस्थवत में, जो सेिा लगातार प्रदान करने के वलए बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की सामर्थया को प्रभावित करती हैं, न्यूनतम काया-विघटन के साथ बाह्यस्रोतीकृत कायाकलाप की वनरंतरता को समथान देती हैं। ii. ईि अकवस्मकता योजनाएँ बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के पास विद्यमान समस्याओं के कारण दकसी व्यािसावयक विघटन के संभावित पठरणामों के वलए ईपयुि होनी चावहए तथा आस संबंध में बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता द्वारा ऄनुरवित अकवस्मकता योजनाओं और बीमाकताा की स्ियं की अकवस्मकता व्यिस्थाओँ के साथ ईनके समन्िय पर विचार दकया जाना चावहए। विशेष रूप से, अकवस्मकता योजनाओं को यह सुवनवित करना चावहए दक बीमाकताा ईन सभी ऄवभलेखों तक तत्काल पहुँच रख सके जो ईसे व्यिसाय के पठरचालन जारी रखने, सांविवधक दावयत्िों को पूरा करने, और अइअरडीएअइ द्वारा ऄपेवित रूप में बाह्यस्रोतीकृत कायाकलाप से संबंवधत कोइ भी सूचना ईपलब्ध कराने के वलए सिम बनाते हैं। iii. अकवस्मकता योजनाओं की वनयवमत रूप से समीिा और जाँच भी की जानी चावहए वजससे यह सुवनवित दकया जा सके दक िे विशेष रूप से पठरितानशील पठरचालन वस्थवतयों के ऄंतगात सुदृढ़ बनी रहेंगी। 17. ऄवभलेखों का रखरखाि i. सभी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओँ के संबंध में बीमाकताा यह सुवनवित करेंगे दक आन विवनयमों में की गइ प्रत्याशाओं की बीमाकताा द्वारा पूर्णत को समथान देने के वलए पयााप्त प्रलेखीकरण का ऄनुरिण दकया जाएगा। ii. प्रलेखीकरण वनम्नवलवखत पहलुओं को समथान देगाः क) महत्ि का वनधाारण ख) बीमाकताा की बाह्यस्रोतीकरण नीवत का पालन ग) लागत लाभ विश्लेषण घ) समुवचत सािधानी की समीिाएँ ङ) कीमत वनधाारण के मूलयांकन; तथा च) जोवखम मूलयांकन III 9 छ) कायाकलापों के कीमत-वनधाारण तक पहुँचते समय, जो बीमाकताा ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के संबंवधत पिकार ऄथिा समूह संस्था के साथ बाह्यस्रोतीकरण को संबद्ध करता है, पयााप्त दूरी (अर्मसा लेंग्थ) वनधााठरत करने के वलए प्रयुि अधार। ज) ऄंकेिण एिं वनरीिण प्रवतिेदन जैसा दक विवनमय 13 में ईवललवखत हैं iii. ईि प्रलेखीकरण जब भी अिश्यक हो तब मंडल द्वारा समीिा के वलए तथा अइअरडीएअइ द्वारा वनरीिण के वलए ईपलब्ध होना चावहए। iv. ऐसे प्रलेखीकरण का ऄनुरिण बीमाकतााओं द्वारा बाह्यस्रोतीकरण संविदा की समावप्त से पाँच िषा के वलए दकया जाएगा। 18. विवनयामक पहुँच i. बीमाकताा सभी वस्थवतयों में अइअरडीएअइ के प्रावधकृत प्रवतवनवधयों को वनम्नवलवखत ऄवधकार देते हुए ऄपने बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाताओं से एक िचनपत्र प्राप्त करेंगे ऄथिा बाह्यस्रोतीकरण करार के ऄंदर एक प्रािधान सवर्ममवलत करेंगेः- क) बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता (ऄथिा ईप-ठेकेदार, जैसा लागू हो) के पास बवहयों, ऄवभलेखों, सूचना, प्रणावलयों और अंतठरक वनयंत्रण पठरिेश की जाँच करने का ऄवधकार, ईस सीमा तक जहाँ तक िे बीमाकताा के वलए की जा रही सेिा से संबंवधत हैं तथा ख) बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की दकन्हीं अंतठरक लेखा-परीिा ठरपोटों ऄथिा बाह्य लेखा-परीिा के वनष्कषों तक पहुँच रखने का ऄवधकार, जो बीमाकताा के वलए की जा रही सेिा से संबंवधत हैं। ii. ईन मामलों में जहाँ बीमाकताा भारत के बाहर वस्थत सेिा प्रदाताओं को बाह्यस्रोतीकरण करता है, बीमाकताा यह सुवनवित करेंगे दक करार की शतें बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता को वनयंवत्रत करनेिाले संबंवधत स्थानीय विवनयमों और संबंवधत देश की विवधयों के ऄनुपालन में हैं तथा आस प्रकार की विवधयाँ और विवनयम प्रावधकरण की विवनयामक पहुँच और पयािेिण को बावधत नहीं करेंगे। सभी मूल पॉवलसीधारक ऄवभलेखों का भारत में ऄनुरवित दकया जाना जारी रहेगा। 19. ितामान बाह्यस्रोतीकरण संविदाओं के वलए प्रयोज्यता आन विवनयमों के प्रिृत्त होने की तारीख को प्रचवलत सभी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओं पर ये विवनयम लागू होंगे। तथावप, ऐसी दकसी भी ितामान बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था वजसके वलए ये विवनयम लागू होंगे, का ईपयुि रूप में संशोधन आन विवनयमों के प्रभािी होने की तारीख से 180 ददन के ऄंदर दकया जाएगा तादक ऐसी व्यिस्था को आन विवनयमों के ऄनुसरण में लाया जा सके। बीमाकताा यह सुवनवित करेगा दक िे सभी व्यिस्थाएँ जो आन विवनयमों के प्रभािी होने की तारीख से 180 ददन के ऄंदर आन विवनयमों के ऄनुसार नहीं होंगी, समाप्त की जाएँगी और ईसके बाद बीमाकताा ऐसी सेिाओं का ईपयोग नहीं करेगा। 20. वनषेध आन विवनयमों के संबंध में यह नहीं समझा जाएगा दक ये ऐसे दकसी कायाकलाप को प्रावधकृत कर रहे हैं जो ऄन्यथा दफलहाल प्रचवलत दकसी कानून या प्रावधकरण के विवनयम या ददशावनदेशों के द्वारा वनवषद्ध है। 21. सूचना देने की ऄपेिाएँ बीमाकताा ईन सभी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओँ, जहाँ या तो प्रवत बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता या प्रवत कायाकलाप िार्णषक भुगतान एक करोड़ रुपये ऄथिा ईससे ऄवधक हो, की सूचना प्रत्येक िषा वित्तीय िषा की समावप्त से 45 ददन के ऄंदर देंगे। सूचना देने का फामेट ऄनुबंध-III में दी गइ है। अिवधक रूप से सूचना देने की ईपयुाि प्रारंवभक ऄपेिा के बािजूद, प्रावधकरण दकसी भी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था के संबंध में ब्योरा माँग सकता है और वनरीिण करिा सकता है। 10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] 22. स्पष्टीकरण जारी करने के वलए ऄध्यि की शवि आन विवनयमों को लागू करने ऄथिा आनकी व्याख्या करने में दकसी भी कठठनाइ को दूर करने के वलए प्रावधकरण का ऄध्यि यदद अिश्यक समझे, स्पष्टीकरण, वनदेश ऄथिा ददशावनदेश जारी कर सकता है। टी. एस. विजयन, ऄध्यि [विज्ञापन III/4/ऄसाधारण/52/17] ऄनुबंध-I बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोर्ससग) संविदाओं में महत्ि का वनधाारण करने के वलए मुख्य कारक (i) दकसी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था को महत्िपूणा माना जाएगा यदद दकसी बाह्यस्रोतीकरण संविदा के ऄंतगात ऄनुमावनत िार्णषक व्यय पूिािती वित्तीय िषा के दौरान सभी बाह्यस्रोतीकरण कायाकलापों पर ईपगत कुल व्यय के 5% से ऄवधक होने की संभािना हो। (ii) ईपयुाि के बािजूद, दकसी बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था को महत्िपूणा माना जाएगा यदद ईसके विघटन में बीमाकताा के व्यािसावयक पठरचालनों, प्रवतष्ठा ऄथिा लाभप्रदता को ईललेखनीय रूप में प्रभावित करने की संभािना हो। (iii) बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्थाओं के विस्तार को सीवमत दकये वबना ईनके महत्ि का वनधाारण करने के वलए वनम्नवलवखत मुख्य कारकों का ध्यान रखा जाना चावहएः क) बाह्यस्रोतीकरण दकये जानेिाले कायाकलाप की महत्ता (ईदा. राजस्ि में ऄंशदान, पूँजीगत अबंटन में ऄंशदान ऄथिा कायानीवतगत और व्यािसावयक लक्ष्यों की समग्र प्रावप्त की दृवष्ट से महत्ि के तौर पर); ख) बाह्यस्रोतीकृत कायाकलाप को पयााप्त रूप से वनष्पाददत करने में बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की विफलता का बीमाकताा पर वित्तीय, प्रवतष्ठात्मक और पठरचालनगत प्रभाि; ग) बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की सेिाओं के विघटन की वस्थवत में ऄपने पॉवलसीधारकों के प्रवत ऄपने दावयत्िों का वनिााह करने के वलए बीमाकताा की वनरंतर सामर्थया पर संभावित प्रभाि; घ) अंतठरक वनयंत्रणों को बनाये रखने तथा ितामान विवनयामक ऄपेिाओं एिं ईनमें भािी पठरितानों को पूरा करने के वलए बीमाकताा की सामर्थया और सिमता पर कायाकलाप के बाह्यस्रोतीकरण के पठरणाम; ङ) बीमाकताा की वनिल अवस्तयों और िार्णषक पठरचालन व्ययों के सापेि रूप में संविदागत व्ययों के तौर पर बाह्यस्रोतीकरण व्यिस्था की लागत; च) बीमाकताा के ऄंतगात ऄन्य कायाकलापों के साथ बाह्यस्रोतीकरण कायाकलाप का परस्पर संबंध; छ) दकसी विवशष्ट बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के प्रवत समग्र एक्सपो़िर जहाँ बीमाकताा एक ही बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता को बहुविध कायाकलापों का बाह्यस्रोतीकरण करता हो; ज) बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता को बदलने के वलए ऄथिा यदद अिश्यक हो तो कायाकलाप को अंतठरक रूप से लाने के वलए कठठनाइ की मात्रा और ऄपेवित समय; झ) एक ही सेिा के वलए बाजार में िैकवलपक बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की ईपलब्धता; ञ) कोइ ऄन्य कारक वजसका बीमाकताा ऄथिा पॉवलसीधारकों पर ईललेखनीय प्रभाि पड़ेगा और जो उपर शावमल नहीं दकया गया है। ऄनुबंध-II बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोर्ससग) संविदाओं में मुख्य जोवखम i. बीमाकताा की बाह्यस्रोतीकरण सवमवत (आन विवनयमों के विवनयम 8 के ऄधीन गठठत) दकसी भी महत्िपूणा बाह्यस्रोतीकरण संविदा के साथ संबद्ध सभी मुख्य जोवखमों का मूलयांकन करेगी, वजनमें वनम्नवलवखत जोवखम शावमल हैं, परंतु जो आन्हीं तक सीवमत नहीं हैं : III 11 (क) कायानीवतक जोवखमः  बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के द्वारा स्ियं ऄपनी ओर से दकये गये कायाकलाप जो बीमाकताा के समग्र कायानीवतक लक्ष्यों के वलए ऄसंगत हैं :  बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के ईपयुि पयािेिण को कायाावन्ित करने में विफलता  बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता का पयािेिण करने के वलए ऄपयााप्त विशेषज्ञता (ख) प्रवतष्ठा संबंधी जोवखमः बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता के द्वारा ऄपयााप्त सेिा :  ग्राहक की परस्पर सदक्रयता (आंटरऐक्शन) जो बीमाकताा के मानकों के ऄनुकूल नहीं है  बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की ऄनैवतक प्रथाएँ (ग) ऄनुपालन जोवखमः वििेकपूणा और बाजार अचरण विवनयमों का ऄनुपालन नहीं दकया गया हैः  ग्राहक डेटा की गोपनीयता को पठररवित रखने के दावयत्ि का भंग  विवनयमों में पठरितानों की सूचना बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता को एक समयबद्ध तरीके से नहीं दी गइ है (घ) पठरचालन जोवखमः  प्रौद्योवगकी की विफलता  दावयत्ि पूरे करने ऄथिा ईपाय/ पुनः प्रवतष्ठापन ईपलब्ध कराने के वलए बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता की ऄपयााप्त वित्तीय िमता  धोखाधड़ी ऄथिा त्रुठट  बीमाकतााओं द्वारा बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता का वनरीिण न करना (ईदा. व्यािहाठरक कठठनाइ ऄथिा लागत के विचार के कारण) (ङ) वनगाम कायानीवत जोवखमः  एक बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता पर ऄत्यवधक वनभारता  बीमाकताा के पास संबंवधत कौशल ऄथिा संसाधनों की हावन, वजससे बाह्यस्रोतीकृत कायाकलाप को िापस अंतठरक रूप से लाने में बाधा ईत्पन्न होती है  संविदाएँ जो त्िठरत वनगाम को वनषेधात्मक रूप से महँगा बनाती हैं (च) संविदागत जोवखमः  संविदा को लागू करने में ऄसमथाता (छ) सूचना जोवखमः  बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता द्वारा दी गइ सूचना पर वनभारता जो महत्िपूणा रूप से गलत हो सकती है।  बीमाकताा ऄथिा विवनयमनकताा को समय पर डेटा और सूचना ईपलब्ध कराने में विलंब  िावणवज्यक रूप से संिेदनशील/ ग्राहक संबंधी सूचना की गोपनीयता जोवखम में पड़ सकती है (ज) संकेंद्रण जोवखम  बहुविध कायाकलापों के वलए एक बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाता पर वनभारता ii. बाह्यस्रोतीकरण संविदाओं से ईत्पन्न होनेिाले महत्िपूणा जोवखमों के सारांश की समीिा जोवखम प्रबंध सवमवत द्वारा कम से कम िषा में एक बार की जाएगी। 12 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] ऄनुबंध-III फामा ए (बाह्यस्रोतीकरण सूचना देने का फामेट) I. ठरपोर्टटग िषा के वलए भुगतानों का कुल योग (1 करोड़ रुपये से कम भुगतानों सवहत) क्रम सं. वििरण भुगतानों का कुल योग (लाख रुपये) 1. सभी बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोर्ससग) कायाकलापों पर 2. पठरचालन व्यय 3. ईपयुाि (1) के सभी बाह्यस्रोतीकरण कायाकलापों पर बीमाकताा ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओं को 4. ईपयुाि (1) में से भारत के बाहर वस्थत ऄथिा िहाँ से पठरचालनरत बाह्यस्रोतीकरण सेिा प्रदाताओं को II. विवनयम 21 के ऄनुसार सभी बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोर्ससग) व्यिस्थाएँ : क्रम सं. बाह्यस्रोतीकरण दकये गये कायाकलाप का ब्योरा (विस्तृत वििरण) विक्रेता का नाम और पता ठरपोर्टटग िषा के वलए ऄदा की गइ रावश (लाख रुपये) पूिािती िषा के वलए ऄदा की गइ रावश (लाख रुपये) (1) (2) (3) (4) (5) III. ईपयुाि II में से बीमाकताा ऄथिा बीमा मध्यिर्णतयों के संबंवधत पिकारों ऄथिा समूह संस्थाओं के साथ बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोर्ससग) क्रम सं. बाह्यस्रोतीकरण दकये गये कायाकलाप का ब्योरा (विस्तृत वििरण) विक्रेता का नाम और पता ठरपोर्टटग िषा के वलए ऄदा की गइ रावश (लाख रुपये) पूिािती िषा के वलए ऄदा की गइ रावश (लाख रुपये) (1) (2) (3) (4) (5) IV. ईपयुाि II में से भारत के बाहर वस्थत ऄथिा िहाँ से पठरचालनरत संस्थाओं को बाह्यस्रोतीकरण (अईटसोर्ससग): क्रम सं. बाह्यस्रोतीकरण दकये गये कायाकलाप का ब्योरा (विस्तृत वििरण) विक्रेता का नाम और पता ठरपोर्टटग िषा के वलए ऄदा की गइ रावश (लाख रुपये) पूिािती िषा के वलए ऄदा की गइ रावश (लाख रुपये) (1) (2) (3) (4) (5) III 13 INSURANCE REGULATORY AND DEVELOPMENT AUTHORITY OF INDIA NOTIFICATION Hyderabad, the 20th April, 2017 Insurance Regulatory and Development Authority of India (Outsourcing of Activities by Indian Insurers) Regulations, 2017 F. No. IRDAI/Reg/5/142/2017.—In exercise of the powers conferred under Section 114A (2) (zd) of the Insurance Act 1938 and Section 14(2)(e) of the IRDA Act 1999 read with Section 26 of the IRDA Act 1999 and in consultation with the Insurance Advisory Committee, the Authority hereby makes the following regulations, namely: — 1. SHORT TITLE AND COMMENCEMENT (i) These Regulations may be called IRDAI (Outsourcing of Activities by Indian Insurers) Regulations, 2017. (ii) They shall come into force from the date of their publication in the Official Gazette of the Government of India and supersede the Guidelines issued in this regard vide Reference: IRDA/Life/CIR/GLD/013/02/2011 dated 01-02-2011 and any clarification circulars issued in this regard. 2. APPLICABILITY (i) These Regulations are applicable to all Insurers registered with the Insurance Regulatory and Development Authority of India excluding those engaged in reinsurance business. If an Insurer is engaged in both direct Insurance as well as Reinsurance business, these regulations are applicable only in respect of direct Insurance business of such Insurers. (iii) These Regulations are applicable to outsourcing arrangements entered into by an Insurer with an outsourcing service provider located in India or outside India. 3. OBJECTIVE (i) To ensure that insurers follow prudent practices on management of risks arising out of outsourcing with a view to preventing negative systemic impact and to protectthe interests of the policyholders. (ii) To ensure sound and responsive management practices for effective oversight and adequate due diligence with regard to outsourcing of activities by Insurers. 4. DEFINITIONS (i) In these Regulations, unless the context otherwise requires; a) ‘Act’ means the Insurance Act, 1938; b) ‘Authority’ or ‘IRDAI’ means the Insurance Regulatory and Development Authority of India established under sub section 1 of Section 3 of the IRDA Act 1999; c) ‘Group’ means as defined in Reg. 2(g) of IRDAI(Investment) Regulations,2016 d) ‘Related Party’ means as defined under Section 2(76) of Companies’ Act, 2013 e) ‘Outsourcing’ is defined as the use of third party services by the Insurer to perform activities that would normally be undertaken by the Insurer, either now or in future, but does not include services which are generally not expected to be carried out internally by the insurers such as Legal services, Banking Services, Courier services, medical examination, forensic analysis. f) ‘Outsourcing Service Provider’ means third party service provider who carry out the activities outsourced, for Insurers. g) ‘Outsourcing Agreement’ means a written agreement entered into between the Insurer and outsourcing service provider outlining the terms and conditions for services which may be rendered by the Outsourcing service provider; 14 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] h) ‘Material Outsourcing’ means the outsourcing arrangements which are assessed as material based on the factors described in Annexure I. (ii) All words or expressions not defined in these Regulations but defined in the Insurance Act, 1938, Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 or any Regulation issued by the Authority shall have the same meaning respectively assigned to them in those respective legislations. 5. ACTIVITIES PROHIBITED FROM OUTSOURCING The Insurers are prohibited from outsourcing any of the following activities mentioned under (i to viii) in any manner: i. Investment and related functions ii. Fund Management Including NAV calculations iii. Compliance with AML and KYC, provided, KYC verification through third party service providers is allowed as per Clause 3.1.2 of IRDAI AML Master Circular dated 28th Sept 2015. iv. Product designing, all actuarial functions and enterprise-wide risk management; v. Decision making in Underwriting and Claims functions excluding procedural activities related to payment of Survival Benefit claims in Life Insurance; vi. Policyholders Grievances Redressal; vii. Decision to appoint Insurance Agents, Surveyors and Loss Assessors; viii. Approving Advertisements Provided that nothing contained in these Regulations shall be deemed to be in contravention of the provisions of the Regulations, Guidelines issued by the Authority in respect of the above activities. 6. OUTSOURCING ACTIVITIES SUPPORTING POLICY SERVICING i. Though the policy servicing remains an integral activity for the Insurer who is totally responsible for the services rendered, the activities that support Policyholder servicing are allowed to be outsourced. ii. Where collection of premiums is outsourced by the Insurer, it shall put in place procedures and ensure issuance of premium acknowledgements to the policyholders at the point of collection of premiums through such outsourced Service providers. Provided, Insurers shall remain responsible for the acknowledgements issued and the date and time of such receipt shall be taken into account for considering the underlying benefits of an insurance contract. 7. RESPONSIBILITIES OF THE BOARD OF DIRECTORS The Board of the Insurer shall be responsible for the following functions under these Regulations: i. The Board of Directors shall approve and put in place an Outsourcing Policy. The Board of Directors, may delegate, the mandate of approving the outsourcing policy, to the Outsourcing Committee constituted under Regulation 8 of these Regulations. The outsourcing policy shall cover the following: a) Framework for assessment of risks involved in outsourcing including the confidentiality of data, quality of services rendered under outsourcing contracts b) Parameters for determining the cost-benefit analysis for each outsourced activity c) Guiding principles for evaluation of the outsourced service provider including its ability and capability to provide the required services III 15 d) Conflict management policy that ensures adherence to the provisions on related party transactions as envisaged in Companies Act,2013 e) Norms for implementation and review of the outsourcing policy, determining the management’s responsibility for approving, determining the consideration amount involved and monitoring the outsourcing arrangements, and delegation of authority within the Insurer’s hierarchy f) The degree of due diligence required for other than-material outsourcing activities ii. Annual review of the summary of the outsourced activities of the Insurer and approval of changes to the policy on the basis of review report. iii. Constitution of an outsourcing committee comprising of key management persons and definition of the terms of reference of the committee iv. Review of exceptions, if any, arising out of the annual review of outsourcing contracts by the outsourcing committee. v. Ensuring that the pricing for outsourcing arrangements with related parties or group entities are consistent with accepted arms’ length principles. 8. OUTSOURCING COMMITTEE The Board of Directors of the Insurer shall constitute an Outsourcing Committee comprising of key management persons of the Insurer, and shall, at the minimum, include the Chief Risk Officer, Chief Financial Officer and Chief of Operations. The outsourcing committee shall inter-alia be responsible for: i. Effective implementation of the Outsourcing policy as approved by the Board of Directors; ii. Validating the Insurer’s need to perform the activities proposed for outsourcing. Evaluation of key risks associated with outsourcing contracts as envisaged in Annexure-II of these Regulations; iii. Coverage of the scope of services within the objects’ clause of the Deed of constitution of the outsourcing service provider; iv. Ensuring that the decision to outsource a material activity is supported by a sound business case taking into account the cost and the potential benefits of outsourcing against risks that may arise, having regard to all relevant prudential matters as well as short-term (e.g. temporary service disruptions) and long-term (e.g. impact on business continuity) implications. v. Ensuring that the approval to the outsourcing arrangements entered into/proposed to be entered into by the Insurer is as per the Outsourcing Policy approved by the Board of Directors. vi Annual performance evaluation of each of the outsourcing service providers and reporting exceptions to the Board of Directors. vii. Communicating information pertaining to risks associated with material activities to the Board of Directors in a timely manner. viii. Ensuring compliance with the Outsourcing Policy and applicable laws, Regulations ix. Annual review of Policy and submit a review report recommending changes in the policy for board approval. 9. OUTSOURCING SERVICE PROVIDERS FOR MATERIAL ACTIVITIES: No Insurer shall engage in India, an entity other than the following, as outsourcing service provider for the purpose of outsourcing where the activity outsourced is assessed as Material as per Annexure-I and keeping in view the risks as envisaged under Annexure-II. a) Companies Registered under the relevant provisions of the Companies Act, 2013, or b) Limited Liability Partnerships registered under the relevant provisions of the Limited Liability Partnership Act, 2008, or 16 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] c) Registered Cooperative Societies registered under the cooperative Societies Act,1912 or d) Partnership firms registered under the Indian Partnership Act, 1932 or e) Entities formed under Public private partnership such as e-seva e-mitra, CSC. f) Any other entity as may be approved by the Authority to act as Outsourcing Service Provider. 10. DUE DILIGENCE OF OUTSOURCING SERVICE PROVIDERS Among other things, an outsourcing arrangement shall be considered material if the estimated annual expenditure under an outsourcing contract is likely to exceed 5 % of the total expenditure incurred during preceding financial year on all outsourcing activities. All insurers shall evaluate the outsourcing arrangements based on the detailed parameters for materiality assessment outlined in Annexure I. All outsourcing arrangements assessed as material shall be subject to evaluation of the risks envisaged under Annexure II and shall be subject to due diligence as per (i) &(ii) below. Insurers should consider the level of materiality associated with their outsourced activities and implement their enterprise risk management practices deemed as appropriate to the specific nature and circumstances of activities. i. In considering or renewing an outsourcing arrangement, an insurer should subject the outsourcing service provider to appropriate due diligence which inter alia cover the following; a) Where the outsourcing service provider is a Company registered under the Companies Act,2013, the objects of the Memorandum of Association of the company shall include the activities outsourced. b) In case of other outsourcing service provider, there shall be a clause in the deeds or bye - laws enabling it to undertake the activities outsourced. c) Existence of the outsourcing service provider as projected, its competence and experience to perform the activity proposed to be outsourced to it. d) Assessing the capability of the outsourcing Service Provider to employ standards envisaged, while performing outsourced activities. e) Its security and internal controls; f) Business continuity management; g) Where considered necessary, insurers shall obtain independent reviews and market feedback on the service provider to supplement its own findings; ii. Due diligence undertaken during the selection process should be documented and evaluated at least annually as part of the monitoring and control process of outsourcing. iii. The due diligence may be as specified in the Board approved Outsourcing Policy as per Regulation 7(i)(f) for activities other than material. 11. OUTSOURCING AGREEMENTS i. Outsourcing arrangements shall be governed by written agreements that are legally binding for a specified period, subject to periodical renewals, if necessary, that clearly describe all important aspects of the outsourcing arrangement, including the rights and obligations of all parties. ii. The outsourcing contracts, inter alia, shall have in place certain clauses or conditions listed below, as may be applicable: a) Information and asset ownership rights, information technology, data security and protection of confidential information b) Guarantee or indemnity from the outsourcing service provider towards his commitment including liability for any failure c) Contingency planning of the outsourcing service Provider to provide business continuity for the outsourced arrangements that are material III 17 d) Express clause that the contract shall neither prevent nor impede Insurer from meeting its respective regulatory obligations, nor the IRDAI from exercising its regulatory powers of conducting inspection, investigation, obtaining information from either the Insurer or the outsourcing service provider e) Contract termination clause specifying orderly handing over of data, assets etc. iii. The Insurer shall ensure that the outsourcing service provider shall not sub-contract the whole or a substantial portion of the Outsourced activity. Where sub-contracting is allowed partially it should be with the prior consent of the Insurer and the additional risk which flows due to subcontracting shall be factored in at the time of due diligence. 12. CONFIDENTIALITY AND SECURITY i. The insurer shall satisfy itself that the outsourcing service provider’s security policies, procedures and controls will enable the insurer to protect confidentiality and security of policyholders’ information even after the contract terminates. ii. It shall be the responsibility of the insurer to ensure that the data or information parted to any outsourcing service provider under the outsourcing agreements remains confidential. iii. An insurer shall take into account any legal or contractual obligations on the part of the outsourcing service provider to disclose the outsourcing arrangement and circumstances under which Insurer’s customer data may be disclosed. In the event of termination of the outsourcing agreement, the insurer should ensure that the customer data is retrieved from the service provider and ensure there is no further use of customer data by the service provider. 13. INSPECTION AND AUDIT BY THE INSURER The insurer shall conduct periodic inspection or audit on the outsourcing service providers either by internal auditors or by Chartered Accountant firms appointed by the insurer to examine the compliance of the outsourcing agreement while carrying out the activities outsourced. The outsourcing committee of the Insurer may decide on the periodicity andservice providers to be inspected taking into account the risks associated with the activity outsourced. Insurer shall ensure that enabling provisions for the Inspection by the Insurer shall be included in the Agreement with outsourcing service provider. Measures shall be taken to arrest the deficiencies noticed if any in the inspection or audit report. 14. LEGAL AND REGULATORY OBLIGATIONS i. Insurers shall ensure that outsourcing arrangements do not, a) diminish their ability to fulfil their obligations to Policyholders and the IRDAI b) impede effective supervision by the IRDAI c) result in their internal control, business conduct or reputation being compromised or weakened ii. The Regulations apply irrespective of whether the outsourcing arrangements are entered into with an affiliated entity within the same group as the Insurer, or an outsourcing service Provider external to the group or the one who has been given sub-contract iii. Outsourcing shall not diminish the obligations of an insurer and those of its Board and Senior Management to comply with the relevant law/s and regulations. The Insurer is ultimately accountable for all acts of commission and omission of the outsourcing service Providers. The Insurer’s liability shall not in any way be restricted or limited by way of outsourcing. iv. All the outsourcing service providers engaged by insurers are subject to the provisions of the Insurance Act,1938, IRDA Act 1999, Rules, Regulations and any other orders issued thereunder. 18 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] v. The regulated activities of the Insurance Agents, Insurance Intermediaries including TPAs, Insurance Repositories and other regulated entities, as provided in the Insurance Act ,1938, IRDA Act 1999 and Regulations, guidelines made thereunder are not considered as outsourcing and therefore not covered by these Regulations. vi. Subject to these Regulations, Insurance Agents, Insurance Intermediaries and other regulated entities of the Authority shall not be contracted for performing any activity other than those activities that are allowed under the respective regulations or guidelines notified by the Authority from time to time governing their registration or functioning. a) Provided these provisions are not applicable in respect of entities regulated by RBI and Post Offices when they are engaged for premium collection and cheque pick- up activities. b) Provided also that these provisions are not applicable to Insurer involving Senior Agents as faculty in the training sessions purely on honorarium basis. c) Provided also that the services allowed to be outsourced to registered Insurance Repositories or other regulated entities by the respective regulations or guidelines will be governed by these regulations. vii. The Authority may issue guidelines with regard to permitting or restricting outsourcing of specific activities to certain categories of unregulated entities. 15. PRINCIPLES TO BE FOLLOWED WHERE OUTSOURCING SERVICE PROVIDERS ARE RELATED PARTIES OR GROUP ENTITIES OF INSURERS OR INSURANCE INTERMEDIARIES Insurers shall ensure compliance with the following additional principles where outsourcing service providers are the related parties or group entities of Insurers or Insurance Intermediaries registered with the Authority. a) With the objective of avoiding potential conflict of interest, Insurers shall endeavor that the related Parties or group entities of Insurers or Insurance Intermediaries registered with the Authority shall ordinarily not be engaged for outsourcing any of the activities. b) Insurers shall not outsource any activity that leads to potential conflict of interest with the functions of the Insurer or with the functions of Insurance Intermediaries. c) Where it is considered necessary to outsource any activity to the related parties or group entities of the Insurers or related parties or group entities of the Insurance Intermediaries registered with the Authority who are working either with the Insurer who is proposing to outsource or with any other Insurers, there shall be a complete due diligence and the insurer shall be bound by the conflict management policy that is part of its outsourcing policy that ensures maintaining arm’s length distance. d) Insurers shall ensure that in respect of all the activities outsourced to the related parties or group entities of the Insurer or related parties or group entities of Insurance Intermediaries; the consideration amount agreed upon and modifications thereon, if any, shall be subject to specific approval of the Outsourcing Committee of the Insurer. Provided while determining the consideration amount the outsourcing committee of the Insurers shall take into consideration the outsourcing policy approved by the Board and the principles referred in 7(v) of these Regulations. e) All the activities outsourced to the related parties or group entities referred here in shall be reported to the Authority within thirty days of date of outsourcing agreement. f) Payments made in respect of (e) above, shall be reported separately to the Authority in accordance with the provisions of Regulation (21). g) In case, any of the outsourcing service provider becomes a related party or a group entity of either the Insurer or Insurance Intermediaries the insurer shall report the fact to the Authority within 30 days of such an event. III 19 h) Norms specified herein shall be followed where an Individual Insurance Agent of the Insurer is one of the promoters or one of the Directors of the outsourcing service provider. 16. CONTINGENCY PLANS i. Insurers shall establish and maintain adequate contingency plans where the outsourced activity is material. These include disaster recovery plans and backup facilities to support the continuation of an outsourced activity with minimal business disruption in the event of reasonably foreseeable events that affect the ability of an outsourcing service provider to continue providing the service. ii. The contingency plans should be appropriate to the potential consequences of a business disruption resulting from problems at the outsourcing service provider and should consider contingency plans maintained by the outsourcing service provider and their coordination with the Insurer's own contingency arrangements. In particular, contingency plans should ensure that the Insurer can readily access all the records necessary to allow it to sustain business operations, meet statutory obligations, and provide any information relating to the outsourced activity as may be required by the IRDAI. iii. Contingency plans should also be regularly reviewed and tested to ensure that they remain robust, particularly under changing operating conditions. 17. MAINTENANCE OF RECORDS i. In respect of All outsourcing arrangements, Insurers shall ensure that adequate documentation is maintained to support the Insurer's satisfaction of the expectations in these Regulations. ii. The documentation shall support the following aspects: a) Materiality assessments b) Adherence to the Insurer's outsourcing policy c) Cost benefit analysis d) Due diligence reviews e) Pricing assessments; and f) Risk evaluation g) The basis used to determine arm’s length distance while arriving at the pricing of activities that involve outsourcing with related party or group entity of the insurer or insurance intermediaries. h) Audit and Inspection reports as mentioned under Regulation (13). iii. The documentation should be available for review by the Board and inspection by IRDAI as and when required. iv. Such documentation shall be preserved for five years from the end of the outsourcing contract period by the Insurers. 18. REGULATORY ACCESS i. Insurers shall, in all cases, obtain an undertaking from their outsourcing Service providers or include a provision within the outsourcing agreement, giving authorized representatives of the IRDAI the right to: - a) examine the books, records, information, systems and the internal control environment in the outsourcing service provider (or sub-contractor as applicable), to the extent that they relate to the service being performed for the Insurer and b) access any internal audit reports or external audit findings of the outsourcing service Provider that concern the service being performed for the Insurer. ii. In cases where Insurer outsources to the service providers outside India, the Insurers shall ensure that the terms of the agreement are in compliance with respective local regulations governing the outsourcing service provider and laws of the country concerned and such laws and 20 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] regulations do not impede the regulatory access and oversight by the Authority. All original policyholder records continue to be maintained in India. 19. APPLICABILITY TO EXISTING OUTSOURCING CONTRACTS These Regulations shall be applicable to all outsourcing arrangements in force on the date of coming into effect of these Regulations. However, any existing outsourcing arrangement to which these Regulations become applicable, shall be appropriately amended to bring such arrangement in compliance with these Regulations within 180 days from the date of coming into effect of these Regulations. Insurer shall ensure that all arrangements that do not comply with these Regulations within 180 days of the date of the Regulations coming into effect, shall be terminated and Insurer shall not avail such services thereafter. 20. PROHIBITION These regulations shall not be construed to be authorizing any activity which otherwise is prohibited by any law or Regulation or Guidelines of the Authority for the time being in force. 21. REPORTING REQUIREMENTS Insurers shall report all the outsourcing arrangements where annual pay-out either per outsourcing service provider or per activity is One Crore rupees or more, every year within 45 days from the close of the financial year. The format for reporting is given in Annexure III. Notwithstanding the above threshold for periodic reporting, the Authority may call for details, cause inspection in respect of any outsourcing arrangements. 22. POWER OF THE CHAIRPERSON TO ISSUE CLARIFICATIONS In order to remove any difficulties in the application or interpretation of these regulations, the Chairperson of the Authority may issue clarifications, direction or guidelines as deemed necessary. T. S. VIJAYAN , Chairman [ ADVT. III/4/Exty/52/17] Annexure-I KEY FACTORS FOR DETERMINING THE MATERIALITY IN OUTSOURCING CONTRACTS (i) An outsourcing arrangement shall be considered material if the estimated annual expenditure under an outsourcing contract is likely to exceed 5 % of the total expenditure incurred during preceding financial year on all outsourcing activities. (ii) Notwithstanding the above, an outsourcing arrangement shall be considered material if its disruption has the potential to significantly impact an Insurer's business operations, reputation or profitability. (iii) Without limiting their scope, the criteria for assessing the materiality of outsourcing arrangements should have regard to the following key factors: a) significance of the activity being outsourced (e.g. in terms of contribution to revenue, capital allocations or importance to overall achievement of strategic and business objectives); b) financial, reputational and operational impact on the Insurer of an Outsourcing Service provider's failure to adequately perform the outsourced activity; c) potential impact on the Insurer`s continuing ability to meet its obligations to its Policyholders in the event of disruption of services of an outsourcing Service Provider; d) consequences of outsourcing the activity on the ability and capacity of the Insurer to maintain internal controls and meet current as well as future changes to regulatory requirements; e) cost of the outsourcing arrangement in terms of contractual expenditures relative to the Insurer's net assets and annual operating expenditures; III 21 f) interrelationship of the outsourced activity with other activities within the Insurer; g) aggregate exposure to a particular outsourcing service provider where the Insurer outsources multiple activities to the same outsourcing service provider; h) degree of difficulty and time required to replace the Outsourcing Service provider or if necessary to bring the activity in-house i) Availability of alternative outsourcing service provider in the market for the same service j) Any other factor which will have a significant impact on the Insurer or the Policyholders not covered above. Annexure-II KEY RISKS IN OUTSOURCING CONTRACTS i. The outsourcing committee (constituted under Regulation 8 of these Regulations) of the Insurer shall evaluate all the key risks associated with any material outsourcing contract, including, but not limited to, the following risks: (a) Strategic Risk:  Activities carried out by outsourcing service provider on its own behalf that are inconsistent with the overall strategic goals of the Insurer:  Failure to implement appropriate oversight of outsourcing service provider  Inadequate expertise to oversee outsourcing service provider (b) Reputation Risk: Poor service by outsourcing service provider:  Customer interaction that is inconsistent with Insurer's standards  Unethical practices of outsourcing service provider (c) Compliance Risk: Prudential and market conduct regulations not complied with:  Breach of obligation to preserve customer data confidentiality  Changes in regulations not communicated to outsourcing service provider in a timely manner (d) Operational Risk:  Technology failure  Inadequate financial capacity of outsourcing service provider to fulfil obligations or provide remedies/restitution  Fraud or error  Failure of insurers to undertake inspections of outsourcing service provider (e.g. due to practical difficulty or cost considerations) (e) Exit strategy Risk:  Over-reliance on one outsourcing service provider  Loss of relevant skills or resources in the Insurer, preventing it from bringing an outsourced activity back in-house  Contracts which make a speedy exit prohibitively expensive (f) Contractual Risk:  Inability to enforce contract 22 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] (g) Information Risk:  Reliance on information by outsourcing service provider that may be materially inaccurate  Delay in providing timely data and information to Insurer or regulator.  Confidentiality of commercially sensitive/customer information may be compromised (h) Concentration Risk:  Reliance on one outsourcing service provider for multiple activities. ii. A summary of the material risks arising out of outsourcing contracts shall be reviewed by the Risk Management Committee at least once a year. Annexure-III FORM A (OUTSOURCING REPORTING FORMAT) I. Total of payouts for the Reporting year (including those below Rs 1 Cr.) Sl No. Particulars Total of payouts ( Rs in Lacs) 1 On all Outsourcing activities 2 Operating expenses 3 To related parties or group entities of the insurer or Insurance intermediaries on all outsourcing activities of (1) above 4 To Outsourcing Service Providers located or operating from outside India of (1) above II. All Outsourcing arrangements as per Regulation 21: Sl No Particulars of activity outsourced (detailed description) Name and Address of the Vendor Amount paid for the reporting year (Rs in lacs) Amount paid for the preceding year (Rs in lacs) (1) (2) (3) (4) (5) III. Outsourcing with Related Parties or Group entities of Insurer or Insurance Intermediaries out of II above. Sl No Particulars of activity outsourced (detailed description) Name and Address of the Vendor Amount paid for the reporting year (Rs. in lacs) Amount paid for the preceding year (Rs. in lacs) (1) (2) (3) (4) (5) III 23 IV. Outsourcing to entities located or operating from outside India out of II above: Sl No Particulars of activity outsourced (detailed description) Name and Address of the Vendor Amount paid for the reporting year (Rs in lacs) Amount paid for the preceding year (Rs in lacs) (1) (2) (3) (4) (5) Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054. ALOK KUMAR Digitally signed by ALOK KUMAR Date: 2017.05.06 10:16:52 +05'30'